將PDF全文檔匯入至EndNote

傳統的 EndNote 使用邏輯,一直都是設計成「先有書目,再有全文」,意即需要先建立一筆 Reference,再把它的全文夾帶上去。因此,很多初次使用 EndNote 者的最大困擾是,自己過去已經收藏了「很多很多的PDF全文檔」,要把這些文獻一筆一筆手動建立到 EndNote 中,是一件耗時費力的大工程!

自EndNote X4 版起,提供「PDF匯入」功能,可以「先有全文,再有書目」,亦即可先匯入使用者已收藏的 PDF 全文,並有機會直接帶入文獻書目資料,節省逐筆手動 key-in 的繁瑣過程!

【PDF Import 步驟

一、單筆匯入:於Endnote上方工具列,點選 File→ Import → File

二、資料夾匯入:於Endnote上方工具列,點選 File→ Import → Folder

三、匯入選項

  1. 於 Import File / Folder處,選擇欲匯入的全文或資料夾。
  2. 資料夾內若有子資料夾,請勾選「Include files in subfolders」。
  3. 若勾選「Create a Group Set for this import」,可依照原本的資料夾層級與名稱建立書目分群Group Set,不需要匯入後再重新手動分類。
  4. 務必在「Import Option」處選擇「PDF」,完成後點選「Import」,即可將PDF檔案匯入EndNote Library。

 

【重點說明】

一、此功能是透過擷取該 PDF 文件中的 DOI (Digital Object identifiers) 資訊後,試圖至 CrossRef 比對後帶入文獻資訊。並非所有 PDF 全文都能透過此功能順利帶出書目資訊,通常是年份較近的西文期刊文章比較有機會比對成功;至於中文PDF檔與圖檔式PDF則不支援。但比對失敗的全文仍會建立一筆新 Reference,並完成夾帶檔案如下。此時仍需再手動補足書目資料。

您也可以選擇透過手動新增 DOI 或利用 Find Reference Updates 功能,增加比對到書目資料的成功率,詳細請參考這篇文章

二、加值功能「PDF Auto Import Folder」:可設定當 PDF下載至某資料夾後,直接自動匯入EndNote Library中。

三、加值功能「PDF Auto Renaming Options」:提供自動命名功能,您可在匯入 PDF 前先設定命名規則,避免產生的 PDF 檔名過長。

四、切記,PDF 檔名盡可能簡短!
在匯入PDF檔案之前,請讓PDF檔案的名稱請盡可能簡短,避免直接使用文章名稱命名,以免日後使用Compressed Library功能時出現錯誤訊息。詳細請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文。

 

by 張育銘
Updated by 陳芷洛  (2022/6/20)

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