為何修改引用文獻沒動靜？請檢查EndNote與Word顯示的Record Number，並確認有無Traveling Library

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本文將分享EndNote的疑難雜症案例，館員們睜大眼睛、絞盡腦汁、多次試驗才找到原因與解決方法。

【問題】

我的Word文件篇幅很長，也從EndNote插入很多筆引用文獻，而且我經常編修更動。突然有一天，我發現EndNote Library裡面某筆書目有誤（如：Author名字拼錯字、Year打錯），所以我在EndNote端修改此筆書目。接下來，回到Word端，點選「Update citation and bibliography」更新之後，卻沒有任何動靜！為什麼Word無法呈現我修改的結果呢？

此外，我在Word文件點選這筆書目，卻無法執行「Edit Library Reference」的功能，也找不到對應此筆書目的原始來源，該怎麼辦呢？

 

【原因】

可能是Word插入文獻以後，EndNote Library的書目有過變動，但我們肉眼不易察覺，此時需要透過「Record Number」協助我們辨識現在看到的書目是本尊或分身？每筆書目EndNote都會自動給予一組Record Number，類似系統流水號的概念，此編號無法更改也不會重複。如果我們在EndNote Library手動刪除某筆書目，或者透過 Find Duplicates 自動去除重複後，可能會導致先前已經在Word文件插入引用書目的Record Number，與EndNote裡面的Record Number不一致！

在EndNote端「All References」下方的欄位名稱區域，按右鍵選擇要顯示的欄位，我們勾選「Record Number」後即可看到每筆書目的編號。

至於在Word端，點選「Edit & Manage Citation」，每筆Citation後面的#數字，正是對應的「Record Number」。

此外，請留意「Edit & Manage Citation」顯示每筆書目來自哪個「Library」？

  • 如果此筆書目在EndNote端已經被刪掉，來源可能會變成「Traveling Library」。
  • 如果別人傳給您的Word文件本身已插入過引用文獻，可能會顯示「Traveling Library」，因為您的電腦裡沒有對方的原始EndNote Library檔案。
  • 同一份Word文件可由多個EndNote Library插入引用書目，該欄位可能會顯示多個Library檔名。

 

【情境】

館員先嘗試重現問題的樣貌如下，如果您覺得似曾相識，請閱讀後面的解決方法、溫馨提醒。

一、首先，我們在Word插入一筆引用文獻 (Cunningham, McIntyre, Subbarao, Booy, & Levin, 2021)，點選「Edit & Manage Citation」，可知此筆書目的編號為 #62

二、在EndNote Library，展開「Record Number」欄位，確認此筆書目(Cunningham, McIntyre, Subbarao, Booy, & Levin, 2021) 的編號也是62號。

三、關閉Word文件，我們在EndNote Library刻意手動將這筆書目複製成多個分身，可以發現EndNote自動給予的Record Number編號是110, 111, 112, 113。接下來，我們刻意刪除第62號，並從Trash裡面徹底清除。

四、在EndNote Library中選擇Record Number為第110號的分身書目，重新開啟Word文件，點選「Insert Selected Citation」，插入此筆引用文獻，接著按「Update citation and bibliography」更新。

五、在Word文件點選「Edit & Manage Citation」，此時發現原先插入引用的第62號文獻，變成來自「Traveling Library」的孤兒了！至於後來插入引用的第110號文獻，與其他筆書目來自相同的Library。

 

【解決方法】

如果您想調整的引用文獻，屬於莫名產生的Traveling Library，建議您點選「Remove Citation」移除此筆書目後，再從EndNote Library重新一筆一筆插入至Word文件。

 

【溫馨提醒】

一、當您開始在Word插入引用文獻之後，最好不要邊寫論文邊做EndNote Library書目的去重！因此，如果EndNote Library裡面有重複的書目，無論是想自行手動刪掉，或者想使用 Find Duplicates 功能，都建議在撰寫文章之前就去除重複！如果後來才整理EndNote Library，請勿刪掉先前已經在Word插入引用的該筆書目，以免產生孤兒書目，否則需要重新引用。

二、在Word修改或刪除參考文獻時，請勿直接按鍵盤上的delete或backspace！請記得每次都要透過「Edit & Manage Citation」→「Edit Reference」下拉式選單按「Remove Citation」，方能正確移除。

三、假設別人傳給您的Word文件本身有插入引用文獻（可看到尚未移除參數的灰色網底），然後您要接手修改這份Word文件的citation，此時建議您向對方索取EndNote Library檔案。

如果原始的EndNote Library檔案無法獲得、毀損或遺失，可以使用替代方案：

1. 在「Edit & Manage Citation」中選取單筆書目，按左下角「Tools」→「Export Traveling Library」，將此筆書目匯出到您電腦既存的EndNote Library裡面。接著即可在「Imported References」看到這筆書目，並產生一個新的Record Number。回到Word文件按「Update citation and bibliography」，此筆書目的來源就不再是Traveling Library，編號也會隨之更新。（例如從#398，變成#3277）

     

2. 若不想一筆筆操作，也可以在Word的工具列點選「Export to EndNote」→「Export Traveling Library」，讓您自己的電腦裡面確實擁有這份Word文件中的所有書目。（操作步驟）

 

結論：如果您在EndNote修改書目後，Word文件沒有連動修改，可以檢查看看Record Number，確認它是本尊、分身、孤兒？如果從Word文件無法連結到EndNote Library的書目，請確認書目的原始來源是否遺失、毀損、或變成Traveling Library？

 

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by Chih-Lo Chen