Word 排版技巧:如何新增索引(index)?

索引(Index)是一種查檢的重要工具,它將書籍中提及的重點辭彙、學術概念或專有名詞等詳細列出,集中呈現並標註頁碼,以筆畫等特定方式排序,使讀者在閱讀時能快速查閱該詞位於書中的位置。

 

國家教育研究院樂詞網的定義:

索引,係指將文獻中所敘及的專名(人名、地名、書名、篇名、事名、物名)、主題、語詞(字、詞、句)等提作索引標目,注明所在文獻的地位,並按某種順序以排列索引條目,俾便查檢出處或線索的一種工具書。

 

有了索引的概念,在完成了一篇曠世巨作後,應建立完整的索引,以利讀者有效率閱讀。因此,本文將教導作者如何利用word快速建立索引,並可隨時調整更新。操作步驟如下:

一、標記好內文的所有重要詞條

  1. 把內文中的重要詞條逐一匡選起來(呈現灰底)
  2. 切至頁籤「參考資料」
  3. 點選「 項目標記」
  4. 選擇「標記」→單筆詞條被標記;或「全部標記」→通篇文章只要出現該詞條都會被標記
  5. 可以不用關視窗,將內容中需要加入索引的文字都標記完。
  6. 標記過的字詞,word會顯示為下圖範例。
  7. 若要修改或刪除,可直接改大括號內的文字。例: 按delete該詞條就會消失,也就是從索引中刪除。

二、在文末建立索引

  1. 將游標停在文末(欲建立索引的位置)
  2. 切至頁籤「參考資料」
  3. 點選「插入索引」  
  4. 可下拉選擇「格式」,若為中文建議可選「項目符號」,會出現筆畫。
  5. 選擇要以幾欄呈現,1-2欄皆可。排序依據,預設為「筆劃」。
  6. 如果內文都是英文,可使用預設的「取自範本」即可,不做任何修改,就會以英文 A-Z 呈現。
  7. 若有任何更新,把游標停在「索引」的位置,按下「更新索引」即可。

三、其他注意事項

  1. 如果不想要看到顯示的參數,可在「常用」點選「顯示/隱藏編輯標記」。不過若是在編輯的過程中,建議要「顯示」,才知道哪些字詞有加上索引。
  2. 想修改索引的格式,先將游標停在標題,會出現標題的「樣式」,可編輯。

2.1 點按下拉箭頭,選擇修改。可自行修改字型、大小、間距等。

 

2.2 同理,游標停在內容,就可以修改內文的格式。

2.3 如果沒有出現「樣式」。可按右鍵選「樣式」→「套用樣式」 

 

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by Siao-Yu Su