Mendeley的同步功能─Sync Library

不知道您有沒有這種困擾？使用書目管理軟體收集文獻，但因經常在不同的地方查找資料，因此查到的文獻往往家中電腦有一份、研究室的電腦有一份、辦公室的電腦有一份、通勤時用智慧手機也存了一份、隨身碟中因為要把這些檔案co來co去所以也有一份、還有因為出門在外而在網路空間中也暫存了一份…。資料到處存，但猛然想找一筆文獻時卻遍尋不著，或是刪檔案時突然疑惑「這些文獻我都co到寫論文的電腦上了嗎？」而躊躇不前…。若您曾有以上困擾，Mendeley的「Sync Library」功能可能是您需要的！

「Sync Library」類似「Dropbox」的同步概念，藉由Mendeley Web作雲端的橋樑，可將多處不同電腦中的Mendeley Desktop內容維持同步。只要您在Mendeley Desktop做了修改，並使用「Sync Library」功能，即可將該Library的狀態同步到Mendeley Web；當您在其他電腦開啟Mendeley Desktop時，就會自動將Mendeley Web上的狀態再同步到該電腦中。如此一來，無論您在多少台電腦上用了Mendeley Desktop，都可以確保收集的資料維持在一致的狀態。

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首先，每當您執行 Mendeley Desktop 時，應該會發現下方出現的同步更新訊息，這就是在與 Mendeley Web 進行比對。若 Mendeley Web 上有較近期的修改，就會同步更新到 Mendeley Desktop 中：

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當您在 Mendeley Desktop 中點選「Sync Library」，也會進行此功能：

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在此將「Sync Library」的特性歸納如下：

1. 讓Mendeley Desktop與Web同步，達到一致。例如：
   • 在Desktop上新增資料→進行「Sync Library」→Web上可加入這筆資料。
   • 在Web上新增資料→進行「Sync Library」→Desktop上可加入這筆資料。
   • 在Desktop上新增一筆A，再於Web上新增一筆B→進行「Sync Library」→Desktop和Web上都會同時有A和B。
   • 需注意，刪除也會同步！若您在Web上新增一筆C→進行「Sync Library」→Desktop上也會有C；但若此時您把C從Web上刪除，再次進行「Sync Library」→Desktop上的C也會被刪除！
2. 若您在多台電腦中都安裝了Mendeley Desktop，即可透過此功能，讓多處Desktop的內容維持一致。
3. Mendeley Desktop一執行就會主動對應Web的狀態，將Web的更新同步到Desktop上。
4. 但Mendeley Web不會主動對應Desktop，您必須在Desktop中進行「Sync Library」，才會將Desktop的修改同步到Web上。假設您在研究室的Mendeley Desktop增加文獻，記得要執行「Sync Library」，這些修改才會更新到Mendeley Web中；當您回到家中，才能將這些增加的文獻同步到家裡的Mendeley Desktop裡。

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【只有書目同步？還是全文也同步？】

預設是書目和全文一起同步，但您也可以選擇只讓書目同步，全文不同步；或是，只有特定幾個資料夾的全文同步。其中的差別替您簡單分析如下：

• 全文同步：這當然是最方便的，因為無論您走到哪裡，都可以使用到完整的書目與全文。但提醒您，Mendeley Web 的免費個人空間只有2G，若您多存幾份博碩士論文電子檔、電子書的章節，2G 可能會不夠。這時怎麼辦呢？您不能刪除 Mendeley Web 上的東西，因為如前述，這樣 Desktop內的資料也會被刪掉。當然，您也可以選擇付費升級，加大 Web 空間，詳細請參考升級對照表。
• 全文不同步：這比較不方便，因為別處 Desktop 收集的全文無法透過Web 作同步。但這可以節省 Web 空間，只存書目的話 2G 應該是蠻夠用的。

如果您不想付費升級Web空間，有個折衷的建議方案：「只讓某個資料夾中的全文同步，非該資料夾則只作書目同步」。以下將告訴您該如何做。

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【建議方案：只讓某個資料夾作全文同步】

先在左欄點選「Create Folder」，建立一個用來作全文同步的資料夾，假設命名為「Sync Folder」：

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接著點選左欄「All Documents」→「Edit Settings」：

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進入「Edit Settings」後，先勾選「Synchronize attached files」→勾選「For selected folders」→勾選資料夾(此例為「Sync Folder」)，最後點選「Save & sync」儲存設定：

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這樣就完成了！往後執行「Sync Library」功能時，只有被歸類到「Sync Folder」中的文獻會上傳附加的全文到Mendeley Web中，其他的文獻只會上傳書目。假設您用Web Importer、Mendeley Research Catalog收集了文獻，現在希望將這些全文同步到Desktop，則您可以統一歸類到「Sync Folder」資料夾：

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當您在Desktop進行「Sync Library」時，Web上歸類在「Sync Folder」資料夾的書目，就會將書目與全文一併載入Desktop中；而未歸入「Sync Folder」資料夾的書目，就只有書目會載入，若需要全文，可再另外點選下載icon：

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或者您在實驗室電腦中下載了數篇PDF全文，想要同步到家中電腦的Mendeley Desktop，只要將這些文獻拖曳到「Sync Folder」資料夾，點選Sync Library，回到家中啟動Mendeley Desktop時，這些文獻的書目與全文就會自動匯入了；反之，若非歸類到「Sync Folder」的書目，全文並不會上傳到Web中，以達到節省Web中免費空間的效果。

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【切記作全文備份】

從Mendeley Web上透過Sync Library功能載入的附加檔案，會統一儲存於「C:\Users\user\AppData\Local\Mendeley Ltd\Mendeley Desktop\Downloaded」路徑，其餘無論您是用批次匯入PDF、或是手動逐一夾帶方式加入的檔案，Mendeley預設都只記錄該檔案原本所在的路徑。一旦檔案移位或刪除，即無法再開啟。若您希望將各種管道加入的全文，統一存放於固定的路徑下，以利備分，建議您作「Mendeley書目全文的備份與還原」中的設定

By 張育銘

Updated by 臺灣 Elsevier 2014.07.

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【延伸閱讀】

• Sync Library同步功能中不可或缺的「Mendeley Web」
• 【重要必讀】全文備份請參考「Mendeley書目全文的備份與還原」
• 更多的Mendeley教學請參考「Mendeley第一站…」