如何將EndNote書目匯出成Excel檔？

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EndNote匯出功能(Export)目前只有txt、rtf、htm、以及xml四種類型，不過我們可以透過Excel中的「資料剖析精靈」功能，將匯出的.txt純文字檔案另存成欄位分隔的Excel檔案。因此我們現在需要匯出的是一個「資料剖析精靈」功能可以解讀的格式，也就是每個欄位之間以Tab間格或特定符號分隔的格式。

在前文「書目匯出」中提過，決定書目匯出格式的是「Output Style元件」。因此，我們需要自製一個符合需求的Output Style，讓匯出書目的每個欄位均以Tab間格。

 

【自製Output Style】

較詳細的自製與修改Output Style方法，請參考第四階段「Word撰文」的「Style修改」一文。在此先簡介達成目前需求的作法：

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首先進入EndNote上方工具列的Edit→Output Styles→New Style：

點選左欄Bibliography下的Templates，其右側就是設定書目格式的地方。先選擇Reference Type，再作該資料類型的格式設定。在此以期刊文獻(Journal Article)為例：

點選後就會產生Journal Article的格式定義列，請點選右方Insert Field處選擇欲匯出的欄位，以作者(Author)為例：

點選後即插入Author欄位。接下來依序插入欲匯出的欄位，但切記，在所插入的每個欄位後，都用Insert Field補上一個Tab：

插入所有的欄位後，記得最後一個欄位後面也要插入Tab：

完成後，點選左上角File→Save as，儲存此自製的Filter：

取自己記得的檔名，稍等在資料匯出時，才能選取此Output Style：

(自製的Output Style檔案預設儲存於C:\Documents and Settings\user\My Documents\EndNote\Styles(或：我的文件\EndNote\ Styles)路徑下，與EndNote內建的Styles(C:\Program Files\EndNote\ Styles)路徑不同。)

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【將書目從EndNote中匯出成.txt檔】

跟「如何將EndNote書目匯出或與他人分享？」一文中的「Export」一樣，先點選欲匯出的書目(可按鍵盤Ctrl多選、Shift選取連續範圍、不選代表匯出整個Library)後，於上排工具列中的File→Export，如下：

匯出前作以下設定：

  • Output Style：剛剛修改的Output Style名稱，若找不到可選「Select Another Style」瀏覽所有的Output Styles。
  • 存檔類型：選擇.txt純文字檔。
  • Export Selected References：勾選代表匯出預先選擇的文獻，未勾選代表匯出整個Library中的文獻。

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【用Excel開啟】

接下來先開啟Excel軟體，用開啟舊檔功能，開啟剛剛儲存的.txt純文字檔。

Excel會自動出現資料剖析精靈，選擇分隔符號→下一步：

接下來要選擇分隔符號，這裡是告訴Excel要用什麼符號來作為分割欄位的依據。我們剛剛在自製Output Style時，於每個欄位之間都用Tab來分隔，因此這裡請勾選「Tab鍵」後，點選「完成」：

匯出的書目資料成功以欄位分隔的格式開啟，每個欄位佔Excel中的一個Column：

別忘了，此時的檔案仍是.txt純文字檔，記得在Excel中進行另存新檔，另存成為Excel預設的.xls或.xlsx檔：

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【等等，還沒結束！！當內容遇到換行時…】

剛剛匯出的資料，選定的欄位中都剛好是沒有遇到換行。若是像下面這個例子，在Keywords欄位中，每個關鍵字之間都有換行的話…

匯入到Excel的資料，每個換行的關鍵字都會另起一列，造成格式混亂：

遇到這種情形時，需要先作一些加工。您有兩種選擇：

1.  在 EndNote 中，用「Find and Replace」，將換行標記先取代為其他分隔符號再匯出。詳見「將EndNote書目匯出成Excel，如何處理欄位內的換行？」一文。

2.  先匯出為 .txt 文字檔，貼到 WORD 中將換行標記先取代為其他分隔符號，再用 Excel 開啟。詳細步驟請繼續看下去。

若您選擇第2種方法，則本文的前述到「將書目從EndNote中匯出成.txt檔」步驟都不變。但匯出之後，請先開啟該.txt純文字檔，複製貼上到Word中：

我們要做的是把換行標記全部清除。在Word中，換行標記為^p，可以用取代功能將^p取代為別的符號。不過因為各筆資料間的換行也是^p，因此不能直接全部取代。

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我們在前面「自製Output Style」階段時，有提到最後一個欄位後面也要插入Tab，在Word中，Tab的標記為^t。由此得知，各筆資料最後的結尾均為^t^p(Tab+換行)，而欄位內換行文字的結尾則只有^p。因此，接下來我們依序要這樣做：

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1. 先將^t^p取代為其他隨意的符號，假設為^1。(這樣第二步取代^p動作時，才不會把所有的換行符號都破壞掉)

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2. 接著要把欄位內換行文字的結尾^p取代掉。若希望每個換行的文字，都分別放在Excel的不同column中，則請取代為^t (因為^t為Tab，匯到Excel時會跟其他欄位一樣被分割成不同的column) 。若希望換行的文字統一放在同一個column中，請用其他自訂符號取代，如：“；”。

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3. 若是匯出的資料中，有兩個以上的欄位有換行文字，建議用換行的文字統一放在同一個column中的方式，因為每筆資料的column數可能不相同，在Excel開啟時各筆資料欄位會很混亂；若是只有一個欄位有換行文字，也建議在「自製Output Style」階段，將該欄位放在最後，不然也是會因每筆資料的column數不同造成混亂。在此先以換行的文字統一放在同一個column中示範，將^p取代為 ；。

4. 完成後，要再把剛剛取代為其他符號的各筆資料結尾，改回原本的^t^p，以本範例來說，就是將^1全部取代為原本的^t^p。

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5. 完成後，將此份Word文件全選複製，貼回到原本的.txt檔案中，取代掉原本的內容後儲存。

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6. 接下來就回到「用Excel開啟」的階段，用Excel開啟這個修改之後的.txt檔，並一樣將分隔符號選為「Tab鍵」，即可完成。

by 張育銘

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【延伸閱讀】

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