如何將EndNote書目匯出或與他人分享?

個人 EndNote Library 中收集的文獻書目,可以匯出與他人分享。依照匯出的檔案類型,概略分為以下幾種方式:

【匯出為 EndNote 檔案】

顧名思義,此類型必須要對方電腦也有安裝 EndNote 才能開啟。其實單純地將 Library 的.enl 和 .Data 兩個檔案一起傳遞給對方即可。不過也可以使用 Compressed Library 功能,其優點包括:

  1. 將 .enl 和 .Data 壓縮成單一 .enlx 檔後再作傳遞。
  2. 可選擇只壓縮特定的書目、以及是否包含夾帶檔案。

先點選欲匯出的文獻 (不選代表匯出整個 Library ) 後,點選 File → Compressed Library (.enlx),如下:

製作 Compressed Library 的三個選項:

  • 單純建立 .enlx 壓縮檔,或同步啟動 Outlook 並將該檔案變成信件的附加檔案。
  • 是否夾帶附加檔案。
  • 壓縮整個 Library 中的文獻、只壓縮挑選的文獻、或只壓縮特定群組中的書目。

完成後點選「Next」,選好存檔位置與檔案名稱,即可製作 .enlx 壓縮檔。對方收到該檔案,只要雙擊執行,EndNote 就會將該檔解壓縮還原成 .enl 和 .Data 兩個檔案。

若您使用「Compressed Library」功能,卻出現空間不足的錯誤訊息如下:

這可能是您的附加檔案檔名過長所致,請參考「EndNote Compressed Library 功能出現空間不足錯誤訊息」一文的解決方法。

 

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【匯出文字檔案:1. Export 功能】

若對方沒有安裝 EndNote 軟體,或希望單純以一份文獻清單呈現,則可匯出成純字檔案。

先點選欲匯出的文獻 (不選代表匯出整個 Library ) 後,點選 File → Export:

正式匯出前有以下需注意的地方:

  • Output Style:書目資料以何種參考文獻格式呈現。詳細請見 Output Style 介紹
  • 存檔類型:可選擇存為txt檔、rtf檔 (可用Word開啟,保留 Output Style 中粗體、斜體等字型呈現 )、htm 檔、xml 檔。
  • Export Selected References:勾選代表匯出預先選擇的文獻,未勾選代表匯出整個Library 中的文獻。

點選儲存後即可匯出,如下:

 

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【匯出文字檔案:2. 滑鼠拖曳之 1 秒做書單】

跟前述「Export」效果一樣,但更方便的小技巧!

詳細請參考「使用滑鼠拖曳方式在Word中建立一份書單」。

 

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【匯出文字檔案:3. Subject Bibliography 功能】

EndNote 另外提供主題清單 ( Subject Bibliography ) 功能,可按選定的欄位 ( 例如:Author、Year、Keyword…等 ),即可按選擇欄位產生書單。假設選定 Keyword 欄位,可看出各 Keywords 下分別有哪些文獻,以呈現文獻於各主題的分佈,對研究生製作 Reading List 有幫助。

此功能位於 Tools → Subject Bibliography:

接下來選擇要針對哪些欄位來產生主題書單,以「Keywords」欄位為例:

接下來就會呈現出目前的 Library 中,該欄位目前已有哪些項目,以及每個項目分別有多少筆文獻。可依據需求,全選或選擇部分種類製作主題書單:

接下來即產生各 Keywords 所對應到的文獻清單,可看出每個 Keyword 分別有哪些文獻:

除了按 Keyword 產生主題書單外,您也可以按其他欄位產生清單,其中按資料類型 ( 書籍、期刊文章、會議論文…等 ) 排序也是很常見的方式,詳見「如何以EndNote依自訂順序條件產生書目清單?」的範例介紹。

 

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【匯出文字檔案:4. 欄位分隔的 Excel 書單】

 

前述將文獻匯成文字檔案的方法,都是將書目以一般參考文獻格式的清單方式呈現。但有時我們會希望以欄位分隔的 Excel 形式呈現 ( 如下圖 ) ,以便對方使用 Excel 的排序、篩選、查詢等功能快速瀏覽,或是再與其他 Excel 檔案作合併應用。詳細請參考「如何將EndNote書目匯出成Excel檔案?」。

 

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【可與他人分享 Library 共同增刪修改嗎?】

如因團隊合作需求,想建立一個共享的 Library,大家可以共同新增、刪除、修改裡面的書目,是否可以做到呢?

  • X7.2 版起:透過「Share Library 文獻分享」功能進行,可共享書目資料與 PDF 全文。
  • 之前的版本:僅能透過 EndNote Web 中的分享功能,但對方只能看到書目資料,PDF 只有上傳者自己看得到。詳見「這篇文章」的【EndNote Web 群組共享】段落。

 

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【如何匯出 Word 中引用的 EndNote 文獻?】

前面都是匯出自己 EndNote Library 中的文獻,若希望將自己已經於文章中引用的文獻另外製作成一個 Library 檔案跟他人分享的話,可使用 Traveling Library 的功能。

但「Export Traveling Library」只能匯出文獻的書目資料,若您還想將原始的附加(全文)檔案一併匯出,請參考「如何將 WORD 中引用的文獻匯出至 EndNote,並保留原始 Library 中的附加(全文)檔案?」。

 

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【延伸閱讀】

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by 張育銘

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2 Responses to 如何將EndNote書目匯出或與他人分享?

  1. d00625003 says:

    請問: 我分別在兩台電腦各建立了library,現在想要使用EndNote中的Compressed Library功能分別壓縮存檔,但一直都出現error: endnote cannot save or create this file. make sure the disk you want to save the file on is not full…"但已確認硬碟空間是足夠的,且附加檔案的檔名與其資料夾之檔名也都縮短,但嘗試後仍然無法進行compressed,現在暫時先全部同步到web,不知是否還有其他方法可以解決此問題呢?? 萬分感謝!!

  2. tul says:

    您好:

    謝謝您的留言!
    此問題應該是附加檔案的檔名過長造成的,
    解決方法請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文。
    如有任何疑問,
    歡迎您再留言說明~:)

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