如何將EndNote書目匯出或與他人分享?

個人EndNote Library中收集的文獻書目,可以匯出與他人分享。依照匯出的檔案類型,概略分為以下幾種方式:

【匯出為EndNote檔案】

顧名思義,此類型必須要對方電腦也有安裝EndNote軟體才能開啟。在一開始建立EndNote環境中就有提過,其實單純地將EndNote的.enl.Data兩個檔案一起傳遞給對方,對方即可開啟該Library。不過也可以使用EndNote中的Compressed Library功能,其優點包括:

  1. 將.enl和.Data兩個檔案壓縮成單一.enlx檔後再作傳遞。其中.Data為資料夾,傳遞不便,壓縮成單一檔案後較方便以mail夾帶傳遞。
  2. 可選擇只壓縮特定的書目、以及選擇是否包含各筆書目的夾帶檔案。

先點選欲匯出的書目(可按鍵盤Ctrl多選、Shift選取連續範圍、不選代表匯出整個Library)後,於上排工具列中的FileCompressed Library(.enlx),如下:

製作Compressed Library的三個選項:

  • 單純建立.enlx壓縮檔,或同步啟動郵件軟體(Outlook)並將該檔案變成信件的附加檔案。
  • 單純夾帶書目,或同時夾帶該筆書目的附加檔案。
  • 壓縮整個Library中的書目、只壓縮挑選的書目、或只壓縮特定群組中的書目。

完成後點選“Next”,選好存檔位置與檔案名稱,即可製作.enlx壓縮檔。對方收到該檔案,只要雙擊執行,EndNote就會將該檔解壓縮還原成.enl和.Data兩個檔案。

若您使用「Compressed Library」功能,卻出現空間不足的錯誤訊息如下:

這可能是您的附加檔案檔名過長所致,請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文的解決方法。

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匯出文字檔案_1. Export功能】

若對方沒有安裝EndNote軟體,或希望單純以一份文獻清單呈現,則可以選擇直接匯出成純文字檔案。

先點選欲匯出的書目(可按鍵盤Ctrl多選、Shift選取連續範圍、不選代表匯出整個Library)後,於上排工具列中的FileExport,如下:

正式匯出前有以下需注意的地方:

  • Output Style:選擇匯出的檔案會以何種參考文獻格式呈現。詳細說明可參考Output Style介紹
  • 存檔類型:可選擇存為txt檔、rtf檔(可用Word開啟,保留Output Style中粗體、斜體等字型呈現)、htm檔、xml檔。
  • Export Selected References:勾選代表匯出預先選擇的文獻,未勾選代表匯出整個Library中的文獻。

點選儲存後即可匯出,如下:

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匯出文字檔案_2. 滑鼠拖曳之1秒做書單】

這是跟前述「Export」效果一樣,但更方便的小技巧!

您可以直接在Library中,先以下拉選單選好要呈現的Output Style格式,之後選取書目(可搭配Shift鍵選擇連續的多筆,或Ctrl鍵選擇不連續的多筆)後,按住Ctrl鍵不放,直接拖曳至Word中,即可產生一份「套用該Output Style格式的文獻清單」!

詳細說明請參考「使用滑鼠拖曳方式在Word中建立一份書單」。

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匯出文字檔案_3. Subject Bibliography功能】

EndNote另外提供主題清單(Subject Bibliography)功能,可按選定的欄位(例如:Author、Year、Keyword…等),即可按選擇欄位產生書單。假設選定Keyword欄位,可看出各Keywords下分別有哪些書目。此功能可呈現文獻於各主題的分佈,對研究生製作Reading List應該會有幫助!

此功能位於上方工具列的ToolsSubject Bibliography

接下來選擇要針對哪些欄位來產生主題書單,以「Keywords」欄位為例:

接下來就會呈現出目前的Library中,該欄位目前已有哪些項目,以及每個項目分別有多少筆文獻。可依據需求,全選或選擇部分種類製作主題書單:

接下來即產生各Keywords所對應到的文獻清單,可看出每個Keyword分別有哪些文獻:

除了按Keyword產生主題書單外,您也可以按其他欄位產生清單,其中按資料類型(書籍、期刊文章、會議論文…等)排序也是很常見的方式,詳細請參考另一篇「如何以EndNote依自訂順序條件產生書目清單?」的範例介紹。

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匯出文字檔案_4. 欄位分隔的Excel書單】

前述將書目匯成文字檔案的方法,都是將書目以一般參考文獻格式的清單方式呈現。但有時我們會希望將書目以欄位分隔的Excel形式呈現(如下圖),以便在文獻量大時,對方可使用Excel的排序、篩選、查詢等功能快速瀏覽,或是再與其他Excel的檔案作合併應用。詳細步驟請參考「如何將EndNote書目匯出成Excel檔案?」。

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可以分享我的Library與他人共同增刪修改書目嗎?】

前述的書目分享功能,無論是輸出為EndNote檔案或文字檔案,都只能將自己收集來的書目分享給他人。如果因為團隊合作需求,想建立一個共享的Library,大家可以共同新增、刪除、修改裡面的書目,是否可以做到呢?

很抱歉,目前EndNote尚無此功能,目前只有網路版的EndNote Web可以做書目共享,讓多人共同編輯,詳情請參考EndNote Web介紹中「群組管理與共享」的說明。

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如何匯出Word中引用的EndNote文獻?】

前述介紹的都是匯出自己EndNote Library中文獻的方法,若目前已經利用EndNote在搭配Word撰寫報告,而希望將自己已經於文章中引用的文獻另外製作成一個Library檔案跟他人分享的話,可以使用Traveling Library的功能,詳細說明請參考Traveling Library介紹。

但「Export Traveling Library」只能匯出文獻的書目資料,若您還想將原始的附加(全文)檔案一併匯出,請參考「如何將 WORD 中引用的文獻匯出至 EndNote,並保留原始 Library 中的附加(全文)檔案?」。

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【延伸閱讀】

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by 張育銘

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如何將EndNote書目匯出或與他人分享? 有 2 則回應

  1. d00625003 說道:

    請問: 我分別在兩台電腦各建立了library,現在想要使用EndNote中的Compressed Library功能分別壓縮存檔,但一直都出現error: endnote cannot save or create this file. make sure the disk you want to save the file on is not full…"但已確認硬碟空間是足夠的,且附加檔案的檔名與其資料夾之檔名也都縮短,但嘗試後仍然無法進行compressed,現在暫時先全部同步到web,不知是否還有其他方法可以解決此問題呢?? 萬分感謝!!

  2. tul 說道:

    您好:

    謝謝您的留言!
    此問題應該是附加檔案的檔名過長造成的,
    解決方法請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文。
    如有任何疑問,
    歡迎您再留言說明~:)

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