如何用EndNote作全文與圖表管理?

EndNote除可管理收集到的書目資料外,也可以作全文、圖表等其他附加檔案的管理,使書目與相關檔案可以串連在一起,方便使用。

【夾帶全文或其他檔案:File AttachmentsAttach File】

跟email中的夾帶檔案差不多。只要點選某筆欲夾帶檔案的書目,於下方切換到「PDF & Quick Edit」頁籤,可看到此筆書目的所有欄位。將卷軸拉到「File Attachments」欄位點選右鍵File AttachmentsAttach File,即可挑選欲夾帶的檔案。(或是直接將檔案以滑鼠拖曳至該筆書目上放開,亦可完成夾帶)

選取附加檔案時請注意,有一個預設勾選的「Copy this file to the default file attachment and create a related link」選項,這是代表夾帶的檔案會自動複製一份到該Library的.Data資料夾;若未勾選,則僅保留該檔案的原始位置連結,若日後該檔案移位或刪除,則無法再開啟此檔案。

(不清楚什麼是.Data資料夾嗎?請參考「認識Library檔案」一文)

完成附加檔案的書目,其前方會增加迴紋針圖示。每筆書目可夾帶多筆檔案,欲開啟附加檔案時,請點選該筆書目,下方切換到「PDF & Quick Edit」頁籤中,即可在File Attachments欄位中看到所有附加的檔案,雙擊檔案後可開啟,達到書目與相關檔案串聯在一起的方便性。

提醒您,附加檔案的檔名請盡可能簡短,以免在使用Compressed Library功能時出現錯誤訊息,詳細請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文。

另外,若附加的是PDF檔,自X5版起,可直接於「PDF & Quick Edit」頁籤中查看PDF內容縮影,同時提供Adobe Reader的註記與Highlight功能,方便您標記個人註釋,以及將未來欲引用的段落畫重點,詳細說明請參考「在EndNote中作PDF全文註記與Highlight」一文。

【找遺失附檔功能 (Find Broken Attachment Links)】

有時夾帶檔案太多、或 Library 多次搬移另存,會有不慎遺失附加檔案的問題。EndNote 提供「Find Broken Attachment Links」功能,可快速找尋遺失附檔。詳見「找遺失附檔功能 (Find Broken Attachment Links)」一文。

手動太麻煩,全文自己來:Find Full Text】

Find Full Text功能,是EndNote試圖從網路上直接抓取PDF全文完成夾帶,以節省手動一一夾帶的麻煩。

只要點選書目(可用鍵盤Ctrl多選、Shift選取連續範圍)後,點選上方「Find Full Text」按鈕,EndNote就會自動抓取網路上可得的全文,完成夾帶動作。若於校外,需先作臺大校園虛擬私有網路(Virtual Private Network,簡稱VPN)設定。

另外您可在Preferences處設定臺大圖書館的OpenURL系統,以提高全文獲取率,詳細請參考「EndNote查找全文功能」一文。

此功能目前仍不穩定,並非所有臺大訂購之電子全文均可透過此方式取得。無法透過Find Full Text直接取得全文的書目,您可利用「Open URL Link」機制串聯全文。詳細請參考「Open URL Link」一文。

Find Full Text是由書目抓取全文,若您本身是已經下載了許多PDF全文,尚未於EndNote中建立書目的話,可使用PDF匯入的功能。

圖表夾帶:FigureAttach Figure】

平常我們經常將圖和表統稱圖表,但在EndNote中,「圖」(Figure)和「表」(Table)是兩個不一樣的東西。

  • 「圖」(Figure):可附加於任何資料類型(Reference Type)的書目,意即Library中任何一筆書目只要需要附加「圖」檔案,都可以直接按接下來介紹的方法處理;
  • 「表」(Table):需先另外建立一筆資料類型(Reference Type)為Chart or Table的書目。(如何手動建立一筆書目?請參考「手動建立EndNote書目」介紹)

附加 「圖」、「表」檔案的位置與前述File Attachments不同,是Figure欄位按右鍵FigureAttach Figure

此時會出現選取檔案視窗,可夾帶各種主要圖檔類型、Excel檔等:

每筆書目只能夾帶一張Figure,夾帶好的圖表會在Figure欄位呈現縮影。另外切記,下方「Caption」欄位一定要寫上圖表名稱

有關圖表夾帶的一些步驟,包括為什麼表要特別建立資料類型為Chart or Table的書目、以及為什麼Caption欄位一定要填上圖或表的名稱,這些問題在實際論文撰寫的階段會比較清楚,建議延伸閱讀:

【延伸閱讀】

by 張育銘

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