EndNote 偏好設定
EndNote與許多軟體或資料庫一樣,有提供個人化使用的偏好設定(Preferences),讓使用時更加符合個人操作習慣或需求。但這些偏好設定牽動後續操作與呈現結果,在使用EndNote前,先了解這些可以預先設定且一直默默產生影響的項目與內容,對於日後操作或呈現結果有所疑惑時,可以較快速克服相關問題,讓EndNote操作更得心應手。此外,我們使用別人所給的EndNote Library時會忘記注意有不同於自己慣有的偏好設定尚未修改,或是相同的EndNote Library在不同的電腦或筆電開啟時會遺漏原有的設定與相關檔案須滙入/出等,諸如此類的困擾方能事先避免或事後迅速排除問題。
Windows版EndNote的偏好設定在EndNote視窗上方工具列的「Edit」,選擇「Preferences」(偏好設定);Mac版則是點按EndNote視窗上方工具列的「EndNote xx」,選擇「Preferences」(偏好設定)。
對於「Preferences」(偏好設定)依內容順序來說明。
Change Case – 特定名詞固定大小寫
有許多特殊首字母縮寫、方程式、專有名詞、大寫化合物名稱等等有固定的大小寫格式,但撰寫文章套用所需要的 Style,有時會更動到這些固定格式的呈現,若事先在此先鍵入一些個人在撰寫時會用的特殊字詞,則當 Style變更時大小寫格式固定不受影響,可避免疏漏情形與省去事後修改時間。
此處設定內容儲存檔案路徑在 C:\Users\[Your Folder]\AppData\Roaming\EndNote\ENCase.txt。
Display Fields – library視窗呈現內容
每筆書目的內容項目多寡不一,為便於在library視窗中瀏覽與辨識書目,此處可選擇在視窗中出現的書目欄位,例如如果日後會利用EndNote的書目用Latex來撰寫論文,在library視窗中出現書目在Library中的唯一識別碼Record Number就很重要(參見:EndNote書目匯出至LaTeX使用)。這些欄位可以自行對照EndNote所命名欄位來改變名稱。文章往往有許多合著者,若選擇視窗中出現的作者欄簡潔地只呈現一位作者,則可在此設定。
Display Font – EndNote視窗字體大小
若需要調整EndNote視窗字體大小請在此設定(非指文章中的引註與參考書目字體大小)。
Duplicates – 書目重複條件
利用EndNote收集整理的書目來自個人鍵入/PDF滙入/資料庫匯入,這些不同書目來源或不同查詢與滙入時間,在 libraryl中往往會有許多重複的書目,這些重複書目可以利用 EndNote所提供的去重功能(Library/Find Duplicates )來進行辨識與刪除,但判別書目重複的條件必須由使用者加以設定,EndNote才能依據設定條件進行判讀篩選。此處即提供個人勾選條件,包含那些書目欄位內容重複則視為重複書目,是否要忽略空格與標點在此亦可設定。
Find Full Text – 自動找全文途徑
EndNote提供非常便利的自動找全文功能(非校園IP內必須先使用校外連線VPN),在此處可以勾選尋找全文的途徑,也可在此鍵入圖書館所提供OpenURL服務的路徑,若無法透過EndNote直接找到PDF檔自動滙入,經由圖書館所提供OpenURL服務,也可以提供可能有全文的頁面連結。在此EndNote也提供使用者擇用只要有新書目滙入Library時,即自動啟動找全文的功能,非常便利。
Folder Location – Style等檔案存放位置
EndNote有提供許多Style/Filter/Connection的檔案,使用者亦可就其所提供檔案內容進行修改或是自行創建,這些檔案預設存放在下列路徑。使用者亦可在此自行指定位置,日後若因 EndNote改版要刪除舊版,或是使用者更換電腦/筆電時,不受檔案被一併移除的影響。
C:\Program Files (x86)\EndNote 21\Styles
C:\Program Files (x86)\EndNote 21\Filters
C:\Program Files (x86)\EndNote 21\Connections 存放的位置可以自行指定,
Formatting – 呈現設定
此處的設定會影響使用多個 Library來撰寫文章時「相同」引用書目的呈現。勾選 Merge duplicates in bibloigraphy 則若同時使用多個 library 撰寫文章,「相同」的引用書目會被合併呈現,不會被視為不同的書目引用。此處所指「相同」為:相同資料類型,作者/出版年/出處來源(定義與偏好設定中所自行設定的重複條件不同)。若 不勾選 Merge duplicates in bibloigraphy ,則若同時使用多個library 撰寫文章,「相同」的引用書目不會被合併呈現,而是會被視為不同的書目引用,文末參考文獻的相同書目會重複出現,請特別注意。
Libraries – library開啟
此處設定每次啟動EndNote程式時開啟library 方式,有四種方式可以選擇:開啟最近使用過的 library/開啟指定的 library/自行選擇 library/開啟已有或新建 library。若是要設定啟動EndNote程式時自動開啟某一個或某些特定 library, 請先開啟所欲定的多個 library, 按下”Add Option Libraries”後會自動將這些 library檔名加入框內,以後每當開啟 library時,就會自動開啟已設定的單一 library或多個 library。
PDF Handing – PDF檔自動命名與匯入
EndNote可以單筆書目夾帶PDF全文,或是單筆或設某資料夾內PDF全文滙入 (Import),或是設定加入某資料夾中的PDF自動匯入全文,或是利用Find Full Text協助線上找PDF全文,以上這些PDF全文的檔名型式可以在此設定(單筆夾帶全文時未勾選 Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link 除外),若是勾選 Don’t Rename,則為不改檔名或由EndNote自動改檔名。完整 EndNote library會有兩個檔案,書目是存放在xxx.enl,PDF全文則是存放在xxx.Data。
Read/Unread – 標記已讀/未讀
利用 EndNote收集許多書目與全文,為方便辨識那些書目內容已被檢視過可以在此自行設定。
Reference Types – 書目類型預設/修改
書目著錄項目與呈現方式會因書目類型不同而有差異,因此在 EndNote自鍵書目時,首先要選擇正確的書目類型後,再依所需項目逐一著錄。書目類型有期刊文章、圖書、會議論文等多種,在此先行預設自鍵書目時即先預設出現的書目類型可以方便操作。
在此處也提供各書目類型的項目內容修改功能來符合個別特殊需求。請注意,修改過的書目類型的項目僅適於進行修改時所使用的電腦/筆電,若是更換電腦/筆電時,就必須將修改過.xml檔利用此處 Export功能自原電腦/筆電匯出,再將檔案於新使用的電腦/筆電利用此處 Import匯入。利用匯出Export/匯入Import功能,可分享修改過的書目類型項目內容,但滙入新的書目類型內容會覆蓋原有設定,原有的設定可以先進行 Export備份。(參見: 運用 Unused 的 Reference Types,EndNote Bluebook Law Review 中英文合併樣式檔(style)─以【臺大法學論叢】期刊引用格式為例)
Sorting – 不排序的忽略字
此處設定作者欄或標題欄中不排序的字詞,在作者欄的填寫內容比對大小寫必須一致,標題欄填寫內容比對則大小寫皆可。此處設定內容儲存檔案路徑為 C:\Users\[Your Folder]\AppData\Roaming\EndNote\ENSort.txt file
Sync – 同步設定
EndNote免費提供雲端 EndNote Web做為備份或臨時收集書目以及與他人分享時先行操作,再透過同步功能完成書目合併或分享。在此處可以預先鍵入已免費申請同步功能的帳號與密碼(此帳密亦可使用WOS、JCR、 ESI個人化服務功能),若同時勾選 Syn Automatically,則每15分鐘會自動與 EndNote Web進行同步;若為避免網路連線延遲等問題造成困擾,建議不要預先填入密碼,等需要時再進行同步。請注意,書目的識別碼 record number 會因同步而改變,因為當書目滙入 library時會自動依序給一個新的 record number。
Temporary Citations – 暫時使用符號
用Word搭配EndNote撰寫論文,在Word工具列按下 EndNote,可以看到 Instant Formatting is OFF/On功能,若是在 Instant Formatting is OFF狀態下,所插入引用呈現的是Temporary Citation型式,其定義符號是預設為「 { 」與「 }」,此時若文中有出現{文字}的內容,則會與原預設的Temporary Citation Delimiters定義符號相同,因而出現 No matching references found for xxx的錯誤訊息。建議可修改為文章中不會使用到的符號(可多字元組合),以免利用 EndNote寫論文時因對照不到書目而無法正常運作。
Term Lists – 輸入字詞建議與term lists
此處的設定影響對 Term Lists功能的使用。EndNote提供三種 Term Lists的功能:作者名/期刊名/關鍵字。作者名與關鍵字 Term Lists功能在於自鍵書目時,EndNote可以就 library中 Term Lists可能已經有的字詞給予提示以簡省打字鍵入時間。期刊名 Term Lists則在於因應不同 style對期刊名全名或縮寫的不同規範。library書目資料來自資料庫與PDF檔帶入書目,期刊名可能以全名或縮寫型式滙入,若要逐一修改為以符合不同 style需求則頗為費時,而期刊名 Term Lists提供期刊全名與縮寫(可以有3種縮寫型式)對照功能,對於全名/縮寫對照可以自行鍵入亦可批次滙入現有可利用的對照清單,甚為方便。
勾選 Suggest terms as you type,手動鍵入作者名與關鍵字時會出現建議字詞。
勾選 Update lists when importing or pasting reference,當書目匯入/複製貼上作者名/期刊名/關鍵字時,會自動加入Term Lists。請注意,此時加入期刊名 Term Lists只有全名並無縮寫的對照,必須再至EndNote/Library/Define Terms Lists/Lists/Journals/Terms/選擇期刊/Edit Term,在Abbreviation 1/2/3內填入縮寫型式,該期刊才有全名與縮寫可對照,否則儘管所使用 style中期刊縮寫是指向 Abbreviation 1/2/3,仍會因 Term Lists中沒有對應縮寫名稱而仍以全名呈現。若是 library中已有書目自鍵或匯入才批次滙入對照清單,對照清單會與原期刊名 Term Lists並列在後,不會自動排除重複的期刊名,因此產生期刊名全名縮寫對照不到的情形。解決的方法為檢視該 library期刊名Term Lists,刪除重複且無縮寫對照的期刊名,或是滙入對照清單前先刪除已自動存入Term Lists的期刊名,或是 library建立時不要勾選 Update lists when importing or pasting reference,需要時再匯入全名縮寫對照清單。方法各有利弊,請自行衡量。
勾選 Update lists during data engry,則手動鍵入書目時,作者名/期刊名/關鍵字自動加入Term Lists。
URLs & Links – URL與連結
此處若勾選 Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link,在單筆書目夾帶PDF全文時,會自動複製PDF檔案存放在 EndNote library的 xxx.Data;若單筆夾帶全文時未勾選 Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link,則不會複製原PDF檔案,而是維持原檔案儲存路徑。請注意,後者情形如果原檔案更換儲存位置或是刪除,以及複製 library 檔案至另一台電腦/筆電時操作時,會因為只儲存原檔案路徑並無複製檔案至xxx.Data,則無法閱讀全文。若是單筆或設某資料夾內PDF全文以滙入 (Import)方式,或是設定加入某資料夾中的PDF自動匯入全文,或是利用Find Full Text協助線上找PDF全文,則有無勾選皆不受影響。
參考資料:EndNote Help (EndNote工具列右上方EndNote Help)
by 洪翠錨
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