EndNote 偏好設定

EndNote與許多軟體或資料庫一樣，有提供個人化使用的偏好設定（Preferences），讓使用時更加符合個人操作習慣或需求。但這些偏好設定牽動後續操作與呈現結果，在使用EndNote前，先了解這些可以預先設定且一直默默產生影響的項目與內容，對於日後操作或呈現結果有所疑惑時，可以較快速克服相關問題，讓EndNote操作更得心應手。此外，我們使用別人所給的EndNote Library時會忘記注意有不同於自己慣有的偏好設定尚未修改，或是相同的EndNote Library在不同的電腦或筆電開啟時會遺漏原有的設定與相關檔案須滙入／出等，諸如此類的困擾方能事先避免或事後迅速排除問題。

Windows版EndNote的偏好設定在EndNote視窗上方工具列的「Edit」，選擇「Preferences」(偏好設定)；Mac版則是點按EndNote視窗上方工具列的「EndNote xx」，選擇「Preferences」(偏好設定)。

對於「Preferences」(偏好設定)依內容順序來說明。

Change Case – 特定名詞固定大小寫

有許多特殊首字母縮寫、方程式、專有名詞、大寫化合物名稱等等有固定的大小寫格式，但撰寫文章套用所需要的 Style，有時會更動到這些固定格式的呈現，若事先在此先鍵入一些個人在撰寫時會用的特殊字詞，則當 Style變更時大小寫格式固定不受影響，可避免疏漏情形與省去事後修改時間。

此處設定內容儲存檔案路徑在 C:\Users\[Your Folder]\AppData\Roaming\EndNote\ENCase.txt。

 

Display Fields – library視窗呈現內容

每筆書目的內容項目多寡不一，為便於在library視窗中瀏覽與辨識書目，此處可選擇在視窗中出現的書目欄位，例如如果日後會利用EndNote的書目用Latex來撰寫論文，在library視窗中出現書目在Library中的唯一識別碼Record Number就很重要（參見：EndNote書目匯出至LaTeX使用）。這些欄位可以自行對照EndNote所命名欄位來改變名稱。文章往往有許多合著者，若選擇視窗中出現的作者欄簡潔地只呈現一位作者，則可在此設定。

 

 

 

Display Font – EndNote視窗字體大小

若需要調整EndNote視窗字體大小請在此設定（非指文章中的引註與參考書目字體大小）。

 

Duplicates – 書目重複條件

利用EndNote收集整理的書目來自個人鍵入／PDF滙入／資料庫匯入，這些不同書目來源或不同查詢與滙入時間，在 libraryl中往往會有許多重複的書目，這些重複書目可以利用 EndNote所提供的去重功能（Library／Find Duplicates ）來進行辨識與刪除，但判別書目重複的條件必須由使用者加以設定，EndNote才能依據設定條件進行判讀篩選。此處即提供個人勾選條件，包含那些書目欄位內容重複則視為重複書目，是否要忽略空格與標點在此亦可設定。

 

Find Full Text – 自動找全文途徑

EndNote提供非常便利的自動找全文功能（非校園IP內必須先使用校外連線VPN），在此處可以勾選尋找全文的途徑，也可在此鍵入圖書館所提供OpenURL服務的路徑，若無法透過ＥndNote直接找到PDF檔自動滙入，經由圖書館所提供OpenURL服務，也可以提供可能有全文的頁面連結。在此EndNote也提供使用者擇用只要有新書目滙入Library時，即自動啟動找全文的功能，非常便利。

 

Folder Location – Style等檔案存放位置

EndNote有提供許多Style／Filter／Connection的檔案，使用者亦可就其所提供檔案內容進行修改或是自行創建，這些檔案預設存放在下列路徑。使用者亦可在此自行指定位置，日後若因 EndNote改版要刪除舊版，或是使用者更換電腦／筆電時，不受檔案被一併移除的影響。

C:\Program Files (x86)\EndNote 21\Styles
C:\Program Files (x86)\EndNote 21\Filters
C:\Program Files (x86)\EndNote 21\Connections 存放的位置可以自行指定，

 

Formatting – 呈現設定

此處的設定會影響使用多個 Library來撰寫文章時「相同」引用書目的呈現。勾選 Merge duplicates in bibloigraphy 則若同時使用多個 library 撰寫文章，「相同」的引用書目會被合併呈現，不會被視為不同的書目引用。此處所指「相同」為：相同資料類型，作者／出版年／出處來源（定義與偏好設定中所自行設定的重複條件不同）。若 不勾選 Merge duplicates in bibloigraphy ，則若同時使用多個library 撰寫文章，「相同」的引用書目不會被合併呈現，而是會被視為不同的書目引用，文末參考文獻的相同書目會重複出現，請特別注意。

 

 

 

Libraries – library開啟

此處設定每次啟動EndNote程式時開啟library 方式，有四種方式可以選擇：開啟最近使用過的 library／開啟指定的 library／自行選擇 library／開啟已有或新建 library。若是要設定啟動EndNote程式時自動開啟某一個或某些特定 library， 請先開啟所欲定的多個 library， 按下”Add Option Libraries”後會自動將這些 library檔名加入框內，以後每當開啟 library時，就會自動開啟已設定的單一 library或多個 library。

 

PDF Handing – PDF檔自動命名與匯入

EndNote可以單筆書目夾帶PDF全文，或是單筆或設某資料夾內PDF全文滙入 （Import），或是設定加入某資料夾中的PDF自動匯入全文，或是利用Find Full Text協助線上找PDF全文，以上這些PDF全文的檔名型式可以在此設定（單筆夾帶全文時未勾選 Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link 除外），若是勾選 Don’t Rename，則為不改檔名或由EndNote自動改檔名。完整 EndNote library會有兩個檔案，書目是存放在xxx.enl，PDF全文則是存放在xxx.Data。

 

 

Read／Unread – 標記已讀／未讀

利用 EndNote收集許多書目與全文，為方便辨識那些書目內容已被檢視過可以在此自行設定。

 

Reference Types – 書目類型預設/修改

書目著錄項目與呈現方式會因書目類型不同而有差異，因此在 EndNote自鍵書目時，首先要選擇正確的書目類型後，再依所需項目逐一著錄。書目類型有期刊文章、圖書、會議論文等多種，在此先行預設自鍵書目時即先預設出現的書目類型可以方便操作。

在此處也提供各書目類型的項目內容修改功能來符合個別特殊需求。請注意，修改過的書目類型的項目僅適於進行修改時所使用的電腦／筆電，若是更換電腦／筆電時，就必須將修改過.xml檔利用此處 Export功能自原電腦／筆電匯出，再將檔案於新使用的電腦／筆電利用此處 Import匯入。利用匯出Export／匯入Import功能，可分享修改過的書目類型項目內容，但滙入新的書目類型內容會覆蓋原有設定，原有的設定可以先進行 Export備份。（參見： 運用 Unused 的 Reference Types，EndNote Bluebook Law Review 中英文合併樣式檔（style）─以【臺大法學論叢】期刊引用格式為例）

 

Sorting – 不排序的忽略字

此處設定作者欄或標題欄中不排序的字詞，在作者欄的填寫內容比對大小寫必須一致，標題欄填寫內容比對則大小寫皆可。此處設定內容儲存檔案路徑為 C:\Users\[Your Folder]\AppData\Roaming\EndNote\ENSort.txt file

 

 

Sync – 同步設定

EndNote免費提供雲端 EndNote Web做為備份或臨時收集書目以及與他人分享時先行操作，再透過同步功能完成書目合併或分享。在此處可以預先鍵入已免費申請同步功能的帳號與密碼（此帳密亦可使用WOS、JCR、 ESI個人化服務功能），若同時勾選 Syn Automatically，則每15分鐘會自動與 EndNote Web進行同步；若為避免網路連線延遲等問題造成困擾，建議不要預先填入密碼，等需要時再進行同步。請注意，書目的識別碼 record number 會因同步而改變，因為當書目滙入 library時會自動依序給一個新的 record number。

 

Temporary Citations – 暫時使用符號

用Word搭配EndNote撰寫論文，在Word工具列按下 EndNote，可以看到 Instant Formatting is OFF/On功能，若是在 Instant Formatting is OFF狀態下，所插入引用呈現的是Temporary Citation型式，其定義符號是預設為「 { 」與「 }」，此時若文中有出現｛文字｝的內容，則會與原預設的Temporary Citation Delimiters定義符號相同，因而出現 No matching references found for xxx的錯誤訊息。建議可修改為文章中不會使用到的符號（可多字元組合），以免利用 EndNote寫論文時因對照不到書目而無法正常運作。

 

Term Lists – 輸入字詞建議與term lists

此處的設定影響對 Term Lists功能的使用。EndNote提供三種 Term Lists的功能：作者名／期刊名／關鍵字。作者名與關鍵字 Term Lists功能在於自鍵書目時，EndNote可以就 library中 Term Lists可能已經有的字詞給予提示以簡省打字鍵入時間。期刊名 Term Lists則在於因應不同 style對期刊名全名或縮寫的不同規範。library書目資料來自資料庫與PDF檔帶入書目，期刊名可能以全名或縮寫型式滙入，若要逐一修改為以符合不同 style需求則頗為費時，而期刊名 Term Lists提供期刊全名與縮寫（可以有３種縮寫型式）對照功能，對於全名／縮寫對照可以自行鍵入亦可批次滙入現有可利用的對照清單，甚為方便。

勾選 Suggest terms as you type，手動鍵入作者名與關鍵字時會出現建議字詞。

勾選 Update lists when importing or pasting reference，當書目匯入／複製貼上作者名／期刊名／關鍵字時，會自動加入Term Lists。請注意，此時加入期刊名 Term Lists只有全名並無縮寫的對照，必須再至EndNote／Library／Define Terms Lists／Lists／Journals／Terms／選擇期刊／Edit Term，在Abbreviation 1／2／3內填入縮寫型式，該期刊才有全名與縮寫可對照，否則儘管所使用 style中期刊縮寫是指向 Abbreviation 1／2／3，仍會因 Term Lists中沒有對應縮寫名稱而仍以全名呈現。若是 library中已有書目自鍵或匯入才批次滙入對照清單，對照清單會與原期刊名 Term Lists並列在後，不會自動排除重複的期刊名，因此產生期刊名全名縮寫對照不到的情形。解決的方法為檢視該 library期刊名Term Lists，刪除重複且無縮寫對照的期刊名，或是滙入對照清單前先刪除已自動存入Term Lists的期刊名，或是 library建立時不要勾選 Update lists when importing or pasting reference，需要時再匯入全名縮寫對照清單。方法各有利弊，請自行衡量。

勾選 Update lists during data engry，則手動鍵入書目時，作者名/期刊名/關鍵字自動加入Term Lists。

 

URLs & Links – URL與連結

此處若勾選 Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link，在單筆書目夾帶PDF全文時，會自動複製PDF檔案存放在 EndNote library的 xxx.Data；若單筆夾帶全文時未勾選 Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link，則不會複製原PDF檔案，而是維持原檔案儲存路徑。請注意，後者情形如果原檔案更換儲存位置或是刪除，以及複製 library 檔案至另一台電腦／筆電時操作時，會因為只儲存原檔案路徑並無複製檔案至xxx.Data，則無法閱讀全文。若是單筆或設某資料夾內PDF全文以滙入 （Import）方式，或是設定加入某資料夾中的PDF自動匯入全文，或是利用Find Full Text協助線上找PDF全文，則有無勾選皆不受影響。

 

 

參考資料：EndNote Help （EndNote工具列右上方EndNote Help）

by 洪翠錨