EndNote中的群組管理功能

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最近更新日期：2024年10月24日

【群組管理，分門別類】

EndNote提供群組管理的功能，就像我們在自己的電腦建立資料夾、將不同主題的文獻分類歸檔一樣，EndNote可讓使用者依需求建立群組，將Library中的文獻分門別類，一筆書目可同時歸類到多個群組中。群組管理功能有人工分類建置的Group Set、Group，也有設定條件自動分類的 From Groups、Smart Group，本文將逐一介紹。


EndNote的群組集中在畫面的左方：

【三種群組，一次滿足】

在EndNote中建立群組，只要對著左方窗格的「My Groups」處按右鍵，選擇Create 某一種類型的群組即可，EndNote中的群組有3種類型，分別簡介如下：

 

壹、一般群組 (Group)：

使用者可自行將書目加入或移出該群組。先在My Groups處按右鍵，選擇「Creat Group」。

命名後即完成，接下來可將書目以滑鼠拖曳、或按右鍵選擇 Add References To → 某個群組之下，即可完成書目分類：

進入某個群組後，可看到已歸類到該群組下的書目。已經歸類到一般群組的書目，會移出「Unfiled」資料夾。若要將特定書目移出目前所在的群組，請於群組中點選該筆書目 → 按鍵盤的Delete鍵，此時書目會被移出該群組，但仍保留於Library的「All References」內：

建立的群組可被刪除，直接對群組按右鍵→「Delete Group」，會跳出修改提醒視窗，點選「Delete」即可刪除，而群組中的書目將重新回到「Unfiled」資料夾。

若在提醒訊息中勾選「Do not display this message again」→「Yes」，您日後刪除群組時，就不會跳出這個訊息，而會直接儲存變更。若想要重現提醒訊息，請參考這篇文章。

 

貳、智慧群組 (Smart Group)：

根據使用者自訂的篩選條件自動分類，往後若有新增資料亦會根據此條件自動進行分類。設定條件的詳細說明請參考查詢功能。先在My Groups處按右鍵，選擇「Create Smart Group」：

接下來為設定條件的畫面，設定完成後點選「Create」。此時會將目前Library中符合此條件的書目加入此群組，往後若有新增書目符合此條件，也會自動加入群組中。以下圖為例，如果選擇交集 (AND)，未來只要新增書目的“Title”欄位有出現 “genetic” 和 “rice”這兩個字，就會自動歸類到這個 GM rice 智慧群組下：

設定好的智慧群組，可按右鍵「Rename Group」重新命名。如須修改已設定的條件，可按右鍵選擇 「Edit Group」。

由於智慧群組是自動分類，使用者無法自行以滑鼠拖曳書目加入或移出Smart Group，若在Smart Groups中點選某筆書目按Delete，會直接從Library中刪除書目，將被移入Trash，請小心使用！

 

参、複合群組 (From Groups)：
可將既有的多個一般群組、智慧群組，以 AND (交集)、OR (聯集)、NOT (差集) 的關係結合成新的群組，日後若有新增資料亦會根據此條件自動進行分類。

先在My Groups處按右鍵，選擇「Create From Groups」：

接下來為設定條件的畫面，可下拉選單挑選目前Library中存在的群組，並選擇以何種邏輯結合，設定完成後點選”Create”。此時會將目前Library中符合此條件的書目加入此群組，往後若有新增書目符合此條件，也會自動加入群組中。以下圖為例，如果選擇 OR 聯集，日後只要 banana 或 orange 兩個群組有新增書目，該筆書目都會同步顯示於現在建立的複合群組中。

設定好的複合群組，可按右鍵「Rename Group」重新命名。如須修改已設定的條件，可按右鍵選擇 「Edit Group」。

由於複合群組是自動分類，使用者無法自行以滑鼠拖曳書目加入或移出From Groups，如果在From Groups中點選某筆書目按Delete，會直接從Library中刪除書目，將被移入Trash，請小心使用！

 

【複合群組可補強智慧群組的不足！】

這裡提供兩個組合群組的應用，都是用來改善智慧群組，使其更貼近使用需求！主要的補強在於：

  • 同時保有自動分類的便利，與手動增刪的彈性
  • 完成更複雜的查詢邏輯

詳細請參考「組合群組應用實例」一文喔！

 

【群組太多眼花撩亂？請愛用Group Set！】

EndNote中有「Group Set」的功能，可以收納多個 Group，方便作群組的整理與折疊。先在 My Groups 處按右鍵，選擇「Create Group Set」。建立好 Group Set (母群) 後，可將群組直接拖曳到該母群下，一個群組只能放到一個母群底下。

 

【EndNote X8以前版本功能：限定查詢群組內的文獻】

進入這個部份之前建議您先可參考EndNote中的查詢功能。這部分可以分為僅查詢單一群組和同時查詢多個群組兩種情形說明：

  • 查詢單一群組：先點選該群組，此時下方查詢框會出現 [Search-群組名稱]，此時查詢範圍僅包含該群組內的書目。

  • 查詢多個群組：基本上目前僅支援查詢單一群組內的文獻，不過有兩種方法可以繞一個圈來做到這個功能。

(1)  先用上述查詢單一群組的方法，查詢完後再將檢索模式切換到 [Add to showing references]，再點選另一個群組作第二次查詢，此時查詢結果會與前一次的查詢結果合併呈現。如此反覆進行，直到查完所有群組。

(2)  先用Create Group From Groups功能，建立所有欲查詢群組的書目聯集(OR)，再點選此聯集群組，即可同時查到多個群組內的書目。

 

【延伸閱讀】

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作者：張育銘

本文更新歷程：
Chih-Lo Chen  2024/3/15, 2024/6/14, 2024/6/19, 2024/10/24

 

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