EndNote中的群組管理功能

群組管理,分門別類】

EndNote提供群組管理的功能,就像我們在自己的電腦建立資料夾、將不同主題的文獻分類歸檔一樣,EndNote可讓使用者依需求建立群組,將Library中的文獻分門別類,一筆書目可同時歸類到多個群組中。群組管理功能有人工分類建置的Group Set、Group,也有設定條件自動分類的 From Groups、Smart Group,本文將逐一介紹。


EndNote的群組集中在畫面的左方:

三種群組,一次滿足】

在EndNote中建立群組,只要對著左方窗格的「My Groups」處按右鍵,選擇Create 某一種類型的群組即可,EndNote中的群組有3種類型,分別簡介如下:

 

壹、一般群組 (Group)
使用者可自行將書目加入或移出該群組。先在My Groups處按右鍵,選擇“Creat Group”。

命名後即完成,接下來可將書目以滑鼠拖曳、或按右鍵選擇 Add References To → 某個群組之下,即可完成書目分類:

 

進入某個群組後,可看到已歸類到該群組下的書目。已經歸類到一般群組的書目,會移出Unfiled資料夾。若要將特定書目移出目前所在的群組,請於群組中點選該筆書目 → 按鍵盤的Delete,此時書目會被移出該群組,但仍保留於Library中

 

貳、智慧群組 (Smart Group)
根據預設的條件自動分類,往後若有新增資料亦會根據此條件自動進行分類。設定條件的詳細說明請參考查詢功能。先在My Groups處按右鍵,選擇“Create Smart Group”:

接下來為設定條件的畫面,設定完成後點選Create。此時會將目前Library中符合此條件的書目加入此群組,往後若有新增書目符合此條件,也會自動加入群組中。以此範例來說,往後只要新增書目的“Title”欄位有出現“genetic”和“rice”這兩個字,就會自動歸類到這個GM rice群組下:

設定好的Smart Group,可按右鍵選擇Edit Group,修改已設定的條件。

Smart Group因為是自動分類,因此使用者無法自行將書目加入或移出Smart Group若於Smart Group中點選某筆書目按Delete,不會只移出該群組,而是直接從Library中刪除書目,請小心使用。而加入到Smart Group中的書目,仍然會在Unfiled中。

 

参、複合群組 (From Groups)
可將既有的多個一般群組、智慧群組,以AND(交集)、OR(聯集)、NOT(差集)的關係結合成新的群組,往後若有新增資料亦會根據此條件自動進行分類。先在My Groups處按右鍵,選擇“Create From Groups”:

接下來為設定條件的畫面,可下拉選單挑選目前Library中存在的群組,並選擇以何種邏輯結合,設定完成後點選Create。此時會將目前Library中符合此條件的書目加入此群組,往後若有新增書目符合此條件,也會自動加入群組中。以此範例來說,往後只要GM corn或GM rice兩個群組有新增書目,該筆書目都會同步出現在現在建立的GM Food中。

設定好的Group From Groups,可按右鍵選擇Edit Group,修改已設定的條件。

和Smart Group一樣,因為是自動分類,因此使用者無法自行將書目加入或移出From Groups若於Group From Groups中點選某筆書目按Delete,不會只移出該群組,而是直接從Library中刪除書目,請小心使用。而加入到Group From Groups中的書目,仍然會在Unfiled中。

建立的群組也可以刪除,直接對群組以「右鍵」→「Delete Group」刪除,會跳出修改提醒視窗,點「Yes」可刪除。若在提醒訊息中勾選「Do not display this message again」→「Yes」,您日後刪除群組時,就不會跳出這個訊息,而會直接儲存變更。想要重現提醒訊息,請參考這篇文章

 

組合群組可補強智慧群組的不足!】

這裡提供兩個組合群組的應用,都是用來改善智慧群組,使其更貼近使用需求!主要的補強在於:

  • 同時保有自動分類的便利,與手動增刪的彈性
  • 完成更複雜的查詢邏輯

詳細請參考「組合群組應用實例」一文喔!

群組太多眼花撩亂?請愛用Group Set!】

EndNote中有Group Set的功能,可以收納多個Group,方便作群組的整理與折疊。先在My Groups處按右鍵,選擇“Create Group Set”:

建立好Group Set(母群)後,可將群組直接拖曳到該母群下,一個群組只能放到一個母群底下

 

如何限定查詢群組內的文獻?】

進入這個部份之前建議您先可參考EndNote中的查詢功能。這部分可以分為僅查詢單一群組和同時查詢多個群組兩種情形說明:

  • 查詢單一群組:先點選該群組,此時下方查詢框會出現[Search-群組名稱],此時查詢範圍僅包含該群組內的書目。

  • 查詢多個群組:基本上目前僅支援查詢單一群組內的文獻,不過有兩種方法可以繞一個圈來做到這個功能。

(1)  先用上述查詢單一群組的方法,查詢完後再將檢索模式切換到[Add to showing references],再點選另一個群組作第二次查詢,此時查詢結果會與前一次的查詢結果合併呈現。如此反覆進行,直到查完所有群組。

(2)  先用Create Group From Groups功能,建立所有欲查詢群組的書目聯集(OR),再點選此聯集群組,即可同時查到多個群組內的書目。

【延伸閱讀】

by 張育銘
Updated by Chih-Lo Chen  2024/3/15


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