EndNote中的群組管理功能

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【群組管理，分門別類】

EndNote提供群組管理的功能，就像我們在自己的電腦建立資料夾、將不同主題的文獻分類歸檔一樣，EndNote可讓使用者依需求建立群組，將Library中的文獻分門別類，一筆書目可同時歸類到多個群組中。EndNote的群組集中在畫面的左方，如下：

 

【三種群組，一次滿足】

在EndNote中建立群組，只要於左方窗格中 My Groups處按右鍵，選擇“Create 某一種類型的群組”即可，EndNote中的群組有三種類型，分別簡介如下：
ENX8_groups  (→EndNote X8版的Group按鈕圖示)

  • 一般群組(Group)：傳統的一般群組，使用者可自行將書目加入或移出該群組。先在My Groups處按右鍵，選擇“Creat Group”：

命名後即完成，接下來可將書目以拖曳、或按右鍵選擇Add References To→某個群組下，即可完成書目分類：

進入某個群組後，可看到已歸類到該群組下的書目。歸類到一般群組的書目，會移出Unfiled。若要將特定書目移出目前所在的群組，請於群組中點選該筆書目→按鍵盤的Delete鍵，此時書目會被移出該群組，但仍保留於Library中：

  • 智慧群組(Smart Group)：根據預設的條件自動分類，往後若有新增資料亦會根據此條件自動進行分類。設定條件的詳細說明請參考查詢功能。先在My Groups處按右鍵，選擇“Create Smart Group”：

接下來為設定條件的畫面，設定完成後點選Create。此時會將目前Library中符合此條件的書目加入此群組，往後若有新增書目符合此條件，也會自動加入群組中。以此範例來說，往後只要新增書目的“Title”欄位有出現“genetic”和“rice”這兩個字，就會自動歸類到這個GM rice群組下：

設定好的Smart Group，可按右鍵選擇Edit Group，修改已設定的條件。

Smart Group因為是自動分類，因此使用者無法自行將書目加入或移出Smart Group，若於Smart Group中點選某筆書目按Delete，不會只移出該群組，而是直接從Library中刪除書目，請小心使用。而加入到Smart Group中的書目，仍然會在Unfiled中。

  • 組合群組(Group From Groups)：X4版的新功能，可將既有的多個一般群組、智慧群組，以AND(交集)、OR(聯集)、NOT(差集)的關係結合成新的群組，往後若有新增資料亦會根據此條件自動進行分類。先在My Groups處按右鍵，選擇“Create From Groups”：

接下來為設定條件的畫面，可下拉選單挑選目前Library中存在的群組，並選擇以何種邏輯結合，設定完成後點選Create。此時會將目前Library中符合此條件的書目加入此群組，往後若有新增書目符合此條件，也會自動加入群組中。以此範例來說，往後只要GM corn或GM rice兩個群組有新增書目，該筆書目都會同步出現在現在建立的GM Food中。

設定好的Group From Groups，可按右鍵選擇Edit Group，修改已設定的條件。

和Smart Group一樣，因為是自動分類，因此使用者無法自行將書目加入或移出Smart Group，若於Group From Groups中點選某筆書目按Delete，不會只移出該群組，而是直接從Library中刪除書目，請小心使用。而加入到Group From Groups中的書目，仍然會在Unfiled中。

建立的群組也可以刪除，直接對群組以「右鍵」→「Delete Group」刪除，會跳出修改提醒視窗，點「Yes」可刪除。若在提醒訊息中勾選「Do not display this message again」→「Yes」，您日後刪除群組時，就不會跳出這個訊息，而會直接儲存變更。想要重現提醒訊息，請參考這篇文章。

 

【組合群組可補強智慧群組的不足！】

這裡提供兩個組合群組的應用，都是用來改善智慧群組，使其更貼近使用需求！主要的補強在於：

  • 同時保有自動分類的便利，與手動增刪的彈性
  • 完成更複雜的查詢邏輯

詳細請參考「組合群組應用實例」一文喔！

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【群組太多眼花撩亂？請愛用Group Set！】

 EndNote中有Group Set的功能，可以收納多個Group，方便作群組的整理與折疊。先在My Groups處按右鍵，選擇“Create Group Set”：

建立好Group Set(母群)後，可將群組直接拖曳到該母群下，一個群組只能放到一個母群底下。

 

【如何限定查詢群組內的文獻？】

進入這個部份之前建議您先可參考EndNote中的查詢功能。這部分可以分為僅查詢單一群組和同時查詢多個群組兩種情形說明：

  • 查詢單一群組：先點選該群組，此時下方查詢框會出現[Search-群組名稱]，此時查詢範圍僅包含該群組內的書目。

  • 查詢多個群組：基本上目前僅支援查詢單一群組內的文獻，不過有兩種方法可以繞一個圈來做到這個功能。

(1)  先用上述查詢單一群組的方法，查詢完後再將檢索模式切換到[Add to showing references]，再點選另一個群組作第二次查詢，此時查詢結果會與前一次的查詢結果合併呈現。如此反覆進行，直到查完所有群組。

(2)  先用Create Group From Groups功能，建立所有欲查詢群組的書目聯集(OR)，再點選此聯集群組，即可同時查到多個群組內的書目。

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【延伸閱讀】

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by 張育銘

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