EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息

先前在「如何將EndNote書目匯出或與他人分享?」一文介紹過「Compressed Library功能」,但不時接到讀者反映執行此功能時,出現空間不足的錯誤訊息「Endnote cannot save or creat this file. Make sure the disk you want to save the file on is not full, write-protected, or damaged. (Library.enl)」,如下:

2012-09-16_224719

匯整廠商提供的可能解答如下。

【避免將檔案存在Program Files路徑下】

在Windows 7作業系統中,C槽Program Files下的路徑會有安全保護機制,先前在這篇文章中也介紹過類似的狀況。因此若您是Windows 7的使用者,請避免將您的Library檔案本身、以及匯出的Compressed Library檔案,儲存在Program Files路徑下。

【附加檔案的路徑+檔名>255字元】

通常都是這個問題所導致的!Windows系統對於檔案路徑+名稱的要求,是低於255字元。假設我的Library儲存在「文件」路徑下,我某一篇附加PDF的路徑+名稱就會如下:「C:\Users\user\Documents\My EndNote Library.Data\PDF\A-monthly-consumption-indicator-for-Germany-based-on-internet-search-query-data_201-3671806465\A-monthly-consumption-indicator-for-Germany-based-on-internet-search-query-data_2012_Applied-Economics-Letters.pdf」

以這個範例而言,就超過255字元的限制了。為了避免此問題,若您剛開始使用EndNote,建議您養成以下習慣:

  • 縮短Library檔案的命名。
  • 使Library檔案盡量靠近根目錄,例如直接儲存在C槽或D槽下方。
  • 無論是手動附加檔案(File Attachments),或使用PDF匯入(PDF Import)功能,盡可能先將附加檔案的原始檔名改短,避免直接以文章名稱命名,可改用作者+年代或其他方式命名。不過有一個情況是我們無法控制的,那就是使用Find Full Text功能自動抓取PDF全文時,您無法預先決定命名規則。

若您是已經遇到無法Compressed Library的問題,就必須麻煩您作以下處理:

  • 修改幅度比較小的方法,是縮短Library的檔名,以及將Library搬移到比較靠近根目錄(C槽或D槽下)的位置。無論是改檔名或移檔案,切記Library同時包含.enl與.Data兩個檔案,需一起進行處理。
  • 若以上方法測試無效,很抱歉,您必須要花比較大的力氣,檢查哪些附加檔案的檔名過長,並一一重新命名重新手動夾帶檔案。提供您參考的作法如下:

1.  點選書目,雙擊開啟「File Attachments」欄位中需重新命名的附檔:

2012-09-17_002321

2.  將開啟的附檔另存新檔:

2012-09-17_002446

3.  記好存檔路徑與檔名:

2012-09-17_002624

4.  回到EndNote,點選原書目,在File Attachments欄位重新夾帶剛剛另存的新檔(右鍵→File Attachments→Attach File):

2012-09-17_002827

5.  循剛剛另存的路徑與檔名夾帶:

2012-09-17_002951

6.  確認夾帶成功後,即可刪除原本檔名過長的舊檔:

2012-09-17_003052

若您是進到LibraryData資料夾中,找到檔名過長的檔案,直接重新命名,仍要記得回到該筆書目的File Attachments欄位,重新手動夾帶一次。不然會呈現無法連結檔名的錯誤訊息如下:

2012-09-16_233834

希望未來改版時,能提供批次對附檔重新命名的功能,例如統一指定附檔檔名以選擇的欄位或隨機編號命名,以解決此問題。

【我一定要使用Compressed Library功能嗎?】

若您覺得手動重新命名、夾帶太麻煩,或許您也可以思考是否一定要使用Compressed Library這個功能。基本上無論您是要備份Library、或將Library移位,其實直接存取.enl和.Data這兩個檔案就可以。若是想傳遞壓縮後的單一檔案給他人,其實也可以直接使用壓縮軟體,將.enl和.Data壓縮在一起。少了這個功能,應該並不至於影響到其他EndNote的主要功能。

By 張育銘

【延伸閱讀】

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