EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息

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先前在「如何將EndNote書目匯出或與他人分享？」一文介紹過「Compressed Library功能」，但不時接到讀者反映執行此功能時，出現空間不足的錯誤訊息「Endnote cannot save or creat this file. Make sure the disk you want to save the file on is not full, write-protected, or damaged. (Library.enl)」，如下：

2012-09-16_224719

匯整廠商提供的可能解答如下。

【避免將檔案存在Program Files路徑下】

在Windows 7作業系統中，C槽Program Files下的路徑會有安全保護機制，先前在這篇文章中也介紹過類似的狀況。因此若您是Windows 7的使用者，請避免將您的Library檔案本身、以及匯出的Compressed Library檔案，儲存在Program Files路徑下。

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【附加檔案的路徑+檔名>255字元】

通常都是這個問題所導致的！Windows系統對於檔案路徑+名稱的要求，是低於255字元。假設我的Library儲存在「文件」路徑下，我某一篇附加PDF的路徑+名稱就會如下：「C:\Users\user\Documents\My EndNote Library.Data\PDF\A-monthly-consumption-indicator-for-Germany-based-on-internet-search-query-data_201-3671806465\A-monthly-consumption-indicator-for-Germany-based-on-internet-search-query-data_2012_Applied-Economics-Letters.pdf」

以這個範例而言，就超過255字元的限制了。為了避免此問題，若您剛開始使用EndNote，建議您養成以下習慣：

  • 縮短Library檔案的命名。
  • 使Library檔案盡量靠近根目錄，例如直接儲存在C槽或D槽下方。
  • 無論是手動附加檔案(File Attachments)，或使用PDF匯入(PDF Import)功能，盡可能先將附加檔案的原始檔名改短，避免直接以文章名稱命名，可改用作者+年代或其他方式命名。不過有一個情況是我們無法控制的，那就是使用Find Full Text功能自動抓取PDF全文時，您無法預先決定命名規則。

若您是已經遇到無法Compressed Library的問題，就必須麻煩您作以下處理：

  • 修改幅度比較小的方法，是縮短Library的檔名，以及將Library搬移到比較靠近根目錄(C槽或D槽下)的位置。無論是改檔名或移檔案，切記Library同時包含.enl與.Data兩個檔案，需一起進行處理。
  • 若以上方法測試無效，很抱歉，您必須要花比較大的力氣，檢查哪些附加檔案的檔名過長，並一一重新命名與重新手動夾帶檔案。提供您參考的作法如下：

1.  點選書目，雙擊開啟「File Attachments」欄位中需重新命名的附檔：

2012-09-17_002321

2.  將開啟的附檔另存新檔：

2012-09-17_002446

3.  記好存檔路徑與檔名：

2012-09-17_002624

4.  回到EndNote，點選原書目，在File Attachments欄位重新夾帶剛剛另存的新檔(右鍵→File Attachments→Attach File)：

2012-09-17_002827

5.  循剛剛另存的路徑與檔名夾帶：

2012-09-17_002951

6.  確認夾帶成功後，即可刪除原本檔名過長的舊檔：

2012-09-17_003052

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若您是進到LibraryData資料夾中，找到檔名過長的檔案，直接重新命名，仍要記得回到該筆書目的File Attachments欄位，重新手動夾帶一次。不然會呈現無法連結檔名的錯誤訊息如下：

2012-09-16_233834

希望未來改版時，能提供批次對附檔重新命名的功能，例如統一指定附檔檔名以選擇的欄位或隨機編號命名，以解決此問題。

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【我一定要使用Compressed Library功能嗎？】

若您覺得手動重新命名、夾帶太麻煩，或許您也可以思考是否一定要使用Compressed Library這個功能。基本上無論您是要備份Library、或將Library移位，其實直接存取.enl和.Data這兩個檔案就可以。若是想傳遞壓縮後的單一檔案給他人，其實也可以直接使用壓縮軟體，將.enl和.Data壓縮在一起。少了這個功能，應該並不至於影響到其他EndNote的主要功能。

By 張育銘

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【延伸閱讀】

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