將PDF全文檔匯入至EndNote

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最近更新日期：2024年10月23日

原本 EndNote 軟體的設計邏輯為「先有書目，再有全文」，必須先建立一筆 Reference，再把它的全文夾帶上去。因此，很多初次使用 EndNote 的讀者，最大困擾是：過去已經收藏了「很多很多的PDF全文檔案」，要把這些文獻一筆一筆手動建立到 EndNote 中，是一件耗時費力的大工程！

不過，自EndNote X4 版起，提供「PDF匯入」功能，可以「先有全文，再有書目」，使用者可先匯入已收藏的 PDF 全文，並有機會直接帶入文獻書目資料，節省逐筆手動 key-in 的繁瑣過程！

【PDF Import 步驟】

一、單筆匯入：於Endnote上方工具列，點選 File→ Import → File

二、資料夾匯入：於Endnote上方工具列，點選 File→ Import → Folder

三、匯入選項

  1. 於 Import File / Folder處，選擇欲匯入的全文或資料夾。
  2. 資料夾內若有子資料夾，請勾選「Include files in subfolders」。
  3. 若勾選「Create a Group Set for this import」，可依照原本的資料夾層級與名稱建立書目分群Group Set，不需要匯入後再重新手動分類。
  4. 務必在「Import Option」處選擇「PDF」，完成後點選「Import」，即可將PDF檔案匯入EndNote Library。

 

【重點說明】

一、此功能是透過擷取該 PDF 文件中的 DOI (Digital Object identifiers) 資訊後，試圖至 CrossRef 比對後帶入文獻資訊。並非所有 PDF 全文都能透過此功能順利帶出書目資訊，通常是年份較近的西文期刊文章比較有機會比對成功；至於中文PDF檔與圖檔式PDF則不支援。但比對失敗的全文仍會建立一筆新 Reference，並完成夾帶檔案如下。此時仍需再手動補足書目資料。

 

您也可以選擇透過手動新增 DOI 或利用 Find Reference Updates 功能，增加比對到書目資料的成功率，詳細請參考這篇文章。

二、加值功能「PDF Auto Import Folder」：可設定當 PDF下載至某資料夾後，直接自動匯入EndNote Library中。

三、加值功能「PDF Auto Renaming Options」：提供自動命名功能，您可在匯入 PDF 前先設定命名規則，避免產生的 PDF 檔名過長。

四、切記，PDF 檔名盡可能簡短！
在匯入PDF檔案之前，請讓PDF檔案的名稱請盡可能簡短，避免直接使用文章名稱命名，以免日後使用Compressed Library功能時出現錯誤訊息。詳細請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文。

 

作者：張育銘

本文更新歷程：
Chih-Lo Chen  2022/6/20, 2024/10/23

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