將PDF全文檔匯入至EndNote

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【從「書目→全文」 進化到 「全文→書目」】

傳統的 EndNote 使用邏輯，一直都是設計成「先有書目，再有全文」，意即需要先建立一筆 Reference，再把它的全文夾帶上去。因此，很多初次使用 EndNote 者的最大困擾是，自己過去已經收藏了「很多很多的PDF全文檔」，要把這些文獻一筆一筆手動建立到 EndNote 中，是一件耗時費力的大工程！

自EndNote X4 版起，提供「PDF匯入」功能，開始支援「先有全文，再有書目」，亦即可先匯入使用者已收藏的 PDF 全文，並有機會直接帶入文獻書目資料，節省逐筆手動 key-in 的繁瑣過程！

【PDF Import 步驟】

1. 於Endnote中，選擇File→Import，匯入單一PDF檔選擇「file」，匯入整個資料夾選擇「folder」。

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2. 於Import file / folder處，選擇欲匯入的全文或資料夾，資料夾內若有子資料夾，請勾選「include file in subfolders」，並於 Import option 處選擇「PDF」，完成後選擇[Import]，即可匯入。

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3. 此功能是透過擷取該 PDF 文件中的 DOI (Digital Object identifiers) 資訊後，試圖至 CrossRef 比對後帶入文獻資訊。並非所有的 PDF 全文都能透過此功能順利帶出書目資訊，通常是年份較近的西文期刊文章比較有機會比對成功。但比對失敗的全文仍會建立一筆新 Reference，並完成夾帶檔案如下。此時仍需再手動補足書目資料。

您也可以選擇透過手動新增 DOI 或利用 Find Reference Updates 功能，增加比對到書目資料的成功率，詳細請參考這篇文章。

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4. X7 版 提供多種在 PDF 管理上更方便的功能。包括 PDF Auto Import Folder，可設定當 PDF 下載至某資料夾後，直接匯入 EndNote 中；另外，還提供 PDF Import 的同時，保留原有資料夾分類的功能，不需要匯入後再重心手動分類。詳細請見：

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【切記，PDF 檔名盡可能簡短！】

在進行此功能前，切記匯入的PDF檔案名稱請盡可能簡短，避免直接使用文章名稱命名，以免日後使用Compressed Library功能時出現錯誤訊息。詳細請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文。

另外，X7 版提供自動命名功能，您可在匯入 PDF 前先設定命名規則，避免產生的 PDF 檔名過長。詳見「PDF Auto Renaming Options」。

by 張育銘

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【延伸閱讀】

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