將PDF全文檔匯入至EndNote

【從「書目→全文」 進化到 「全文→書目」】

傳統的 EndNote 使用邏輯,一直都是設計成「先有書目,再有全文」,意即需要先建立一筆 Reference,再把它的全文夾帶上去。因此,很多初次使用 EndNote 者的最大困擾是,自己過去已經收藏了「很多很多的PDF全文檔」,要把這些文獻一筆一筆手動建立到 EndNote 中,是一件耗時費力的大工程!

自EndNote X4 版起,提供「PDF匯入」功能,開始支援「先有全文,再有書目」,亦即可先匯入使用者已收藏的 PDF 全文,並有機會直接帶入文獻書目資料,節省逐筆手動 key-in 的繁瑣過程!

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【PDF Import 步驟

1. 於Endnote中,選擇File→Import,匯入單一PDF檔選擇「file」,匯入整個資料夾選擇「folder」。

2. 於Import file / folder處,選擇欲匯入的全文或資料夾,資料夾內若有子資料夾,請勾選「include file in subfolders」,並於 Import option 處選擇「PDF」,完成後選擇[Import],即可匯入。

3. 此功能是透過擷取該 PDF 文件中的 DOI (Digital Object identifiers) 資訊後,試圖至 CrossRef 比對後帶入文獻資訊。並非所有的 PDF 全文都能透過此功能順利帶出書目資訊,通常是年份較近的西文期刊文章比較有機會比對成功。但比對失敗的全文仍會建立一筆新 Reference,並完成夾帶檔案如下。此時仍需再手動補足書目資料。

您也可以選擇透過手動新增 DOI 或利用 Find Reference Updates 功能,增加比對到書目資料的成功率,詳細請參考這篇文章

4. X7 版 提供多種在 PDF 管理上更方便的功能。包括 PDF Auto Import Folder,可設定當 PDF 下載至某資料夾後,直接匯入 EndNote 中;另外,還提供 PDF Import 的同時,保留原有資料夾分類的功能,不需要匯入後再重心手動分類。詳細請見:

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【切記,PDF 檔名盡可能簡短!】

在進行此功能前,切記匯入的PDF檔案名稱請盡可能簡短,避免直接使用文章名稱命名,以免日後使用Compressed Library功能時出現錯誤訊息。詳細請參考「EndNote Compressed Library功能出現空間不足錯誤訊息」一文。

另外,X7 版提供自動命名功能,您可在匯入 PDF 前先設定命名規則,避免產生的 PDF 檔名過長。詳見「PDF Auto Renaming Options」。

by 張育銘

【延伸閱讀】

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2 Responses to 將PDF全文檔匯入至EndNote

  1. Wanlin says:

    想請問,Mac endnoteX8 版本中, 選擇File→Import 之後,好像只能選擇單一的file上傳。請問是否可以選擇整個folder的 PDF論文上傳呢?

  2. NTU Library says:

    Wanlin您好,
    Mac版的EndNote可按資料夾匯入成群組「PDF Folder as Group Set」。
    請見廠商簡報的第36頁,或觀看上課錄影影片。謝謝!

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