如何將EndNote書目匯出或與他人分享？

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個人 EndNote Library 中收集的文獻書目，可以匯出與他人分享。依照匯出的檔案類型，分為以下幾種方式：

  • 匯出為EndNote檔案
  • 匯出文字檔案
    • Export 功能
    • 滑鼠拖曳之 1 秒做書單
    • Subject Bibliography 功能
    • 欄位分隔的 Excel 書單
  • 與他人分享 Library 共同增刪
  • 匯出 Word 中引用的 EndNote 文獻

【匯出為 EndNote 檔案】

顧名思義，此類型必須要對方電腦也有安裝 EndNote 才能開啟。其實單純地將 Library 的.enl 和 .Data 兩個檔案一起傳遞給對方即可。不過也可以使用 Compressed Library 功能，其優點包括：

  1. 將 .enl 和 .Data 壓縮成單一 .enlx 檔後再作傳遞。
  2. 可選擇只壓縮特定的書目、以及是否包含夾帶檔案。

先點選欲匯出的文獻 (不選代表匯出整個 Library ) 後，點選 File → Compressed Library (.enlx)，如下：

製作 Compressed Library 的三個選項：

  • 單純建立 .enlx 壓縮檔，或同步啟動 Outlook 並將該檔案變成信件的附加檔案。
  • 是否夾帶附加檔案。
  • 壓縮整個 Library 中的文獻、只壓縮挑選的文獻、或只壓縮特定群組中的書目。

完成後點選「Next」，選好存檔位置與檔案名稱，即可製作 .enlx 壓縮檔。對方收到該檔案，只要雙擊執行，EndNote 就會將該檔解壓縮還原成 .enl 和 .Data 兩個檔案。

若您使用「Compressed Library」功能，卻出現空間不足的錯誤訊息如下：

這可能是您的附加檔案檔名過長所致，請參考「EndNote Compressed Library 功能出現空間不足錯誤訊息」一文的解決方法。

 

【匯出文字檔案：1. Export 功能】

若對方沒有安裝 EndNote 軟體，或希望單純以一份文獻清單呈現，則可匯出成純字檔案。

先點選欲匯出的文獻 (不選代表匯出整個 Library ) 後，點選 File → Export：

正式匯出前有以下需注意的地方：

  • Output Style：書目資料以何種參考文獻格式呈現。詳細請見 Output Style 介紹。
  • 存檔類型：可選擇存為txt檔、rtf檔 (可用Word開啟，保留 Output Style 中粗體、斜體等字型呈現 )、htm 檔、xml 檔。
  • Export Selected References：勾選代表匯出預先選擇的文獻，未勾選代表匯出整個Library 中的文獻。

點選儲存後即可匯出，如下：

 

【匯出文字檔案：2. 滑鼠拖曳之 1 秒做書單】

跟前述「Export」效果一樣，但更方便的小技巧！

詳細請參考「使用滑鼠拖曳方式在Word中建立一份書單」。

 

 【匯出文字檔案：3. Subject Bibliography 功能】

EndNote 另外提供主題清單 ( Subject Bibliography ) 功能，可按選定的欄位 ( 例如：Author、Year、Keyword…等 )，即可按選擇欄位產生書單。假設選定 Keyword 欄位，可看出各 Keywords 下分別有哪些文獻，以呈現文獻於各主題的分佈，對研究生製作 Reading List 有幫助。

此功能位於 Tools → Subject Bibliography：

接下來選擇要針對哪些欄位來產生主題書單，以「Keywords」欄位為例：

接下來就會呈現出目前的 Library 中，該欄位目前已有哪些項目，以及每個項目分別有多少筆文獻。可依據需求，全選或選擇部分種類製作主題書單：

接下來即產生各 Keywords 所對應到的文獻清單，可看出每個 Keyword 分別有哪些文獻：

除了按 Keyword 產生主題書單外，您也可以按其他欄位產生清單，其中按資料類型 ( 書籍、期刊文章、會議論文…等 ) 排序也是很常見的方式，詳見：如何以EndNote依自訂順序條件產生書目清單？。

 

【匯出文字檔案：4. 欄位分隔的 Excel 書單】

 前述將文獻匯成文字檔案的方法，都是將書目以一般參考文獻格式的清單方式呈現。但有時我們會希望以欄位分隔的 Excel 形式呈現 ( 如下圖 ) ，以便對方使用 Excel 的排序、篩選、查詢等功能快速瀏覽，或是再與其他 Excel 檔案作合併應用。詳細請參考「如何將EndNote書目匯出成Excel檔案？」。

 

【可與他人分享 Library 共同增刪修改嗎？】

如因團隊合作需求，想建立一個共享的 Library，大家可以共同新增、刪除、修改裡面的書目，是否可以做到呢？

  • X7.2 版起：透過「Share Library 文獻分享」功能進行，可共享書目資料與 PDF 全文。
  • 之前的版本：僅能透過 EndNote Web 中的分享功能，但對方只能看到書目資料，PDF 只有上傳者自己看得到。詳見「這篇文章」的【EndNote Web 群組共享】段落。

 

【如何匯出 Word 中引用的 EndNote 文獻？】

前面都是匯出自己 EndNote Library 中的文獻，若希望將自己已經於文章中引用的文獻另外製作成一個 Library 檔案跟他人分享的話，可使用 Traveling Library 的功能。

但「Export Traveling Library」只能匯出文獻的書目資料，若您還想將原始的附加（全文）檔案一併匯出，請參考「如何將 WORD 中引用的文獻匯出至 EndNote，並保留原始 Library 中的附加（全文）檔案？」。

 

【延伸閱讀】

 

by 張育銘

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