如何讓EndNote產生的中英文參考文獻分開排序?

這是來自讀者的提問。先前在「Output Style修改」系列中,已介紹過「Sort Order」的功能,這個問題剛好可以作為一個實際應用的範例。

首先,引用格式的Style概略可區分為兩種典型,一種是 (Author, Year) 型,一種是1, 2, 3…數字序號的數字型,範例如下:

如果您是套用 (Author, Year) 型的Style,如APA,您可能不會遇到這個問題。因為 (Author, Year) 型的引用格式,通常預設以作者名 Author 來排序,以致 EndNote 會將英文作者排在中文作者之前,因此可自動區分語文如下:

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會遇到這個問題,通常是套用數字型的Style,如Numbered。因為數字型格式通常按引用的先後次序 (Order of appearance) 排序,因此中英文參考文獻會混雜如下:

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如果您套用數字型的Style,但希望中英參考文獻分開排序,則須修改Output Style中的「Sort Order」設定。但在修改 Style 之前,請先將每筆文獻的「Language」欄位標註語文。例如在中文文獻的「Language」欄位標註「Chinese」,英文文獻標註「English」。

您不需逐筆手動修改,可利用「Change/Move/Copy Fields」功能,批次在「Language」欄位中添加文字。詳細步驟如下:

1. 先建立兩個Groups,分別存放中文與英文文獻:

2. 在文獻一覽區點選「Title」,讓文獻按標題排序,中英文即可自動分開集中:

3. 選取所有中文文獻,拖曳至中文的Group;英文文獻亦同:

4. 先點選「Chinese」這個 Group 後,點選「Tools」→「Change/Move/Copy Fields」:

5. 下拉選擇「Language」欄位,點選「Replace whole field with」,並於右方輸入文字「Chinese」,如下圖:

6. 點選「確定」,就會將「Chinese」這個 Group 中的所有文獻之「Language」欄位添加「Chinese」這個字:

7. 英文文獻也依此方式批次修改。

接下來再去修改 Style「Sort Order」設定。

以修改「Numbered」為例,點選上方工具列的「Edit」→「Output Styles」→「Open Style Manager」,選擇「Numbered」後,進入Bibliography下的「Sort Order」→「Other…」進行修改:

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假設您希望排序的依據為:先「語文」→再「作者」→最後「年代」,即語文相同者按作者排,作者亦相同者再按年代排,則請在「Other…」視窗依序選擇「Language」→「Author」→「Year」:

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「Language」欄位的內容屬於文字型,預設先英文後中文,英文按字母順序(alphabetical),中文則按筆劃數排序。

因為剛剛標註的文字「Chinese」與「English」,「C」在「E」之前,因此中文文獻會排在英文之前;若您希望英文文獻排在前面,請點選以下這個按紐反轉排序邏輯:

修改完畢後,記得點選左上角File→Save As以儲存修改。假設另存為「Numbered Copy」,回到Word中套用,即可呈現如下:

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您可發現,在上圖中,文內的引註也都改以和文末排序相同的編號。若您希望文內引註仍按引用次序編號,只是文末將中英文參考文獻分開呈現的話,請直接套用原本的Style,待論文完成、移除變數後,再手動將中英文參考文獻分開排列。

以上是您選擇中英文套用同一種Style的作法。另外本格曾介紹過三種在同一份Word文件中同時呈現中英文參考文獻格式的方法,分別為:

若您選用第2或第3種方法,基本上您的中英文參考文獻本來就會分開,即不需要再有分別排序的問題,也推薦給您參考~:)

by 張育銘

【延伸閱讀】


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