EndNote X7 新功能 ─ PDF Import & Create a Group Set (PDF 匯入與產生群組功能)

自 X4 版推出的「PDF Import」功能,讓使用者可將既已收集的 PDF 全文檔一次轉入 EndNote,並有機會同時帶入文獻書目,大大降低了轉換者的進入門檻。但原本的 PDF 檔通常已根據使用者自訂的主題作分類,轉入 EndNote 後,需重新建立 Groups、並將文獻逐篇歸類,有點麻煩。現在 X7 中有了改良,讓您在 PDF 匯入的同時,能保留原有的文獻分類與資料夾名稱。

【匯入時勾選 Create a Group Set for this import】

假設我原本就有多個 PDF 分類資料夾,希望匯入 EndNote 後能保有原本的分類,可先建立一個上層資料夾(例:「Agriculture」),將其他資料夾歸入其下:

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幾乎和一般的PDF Import」相同,點選「File」→「Import」→「Folder」:

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接下來依序選擇:

  1. 「Choose」:選擇第一層主題資料夾(本例為「Agriculture」)。
  2. 勾選「Include files in subfolders」和「Create a Group Set for this import」。
  3. 「Import Option」選擇「PDF」。
  4. 點選「Import」。

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匯入完成後,會呈現以下狀況:

  • 第一層資料夾「Agriculture」成為 Group Set(母群)。
  • 第二層資料夾分別建立為「Group」,隸屬於「Agriculture」這個母群之下。
  • 每個「Group」中存放原本的 PDF 文獻,省去了逐篇手動分類的作業。

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【美中不足:只能處理 2 層資料夾的架構】

假如原本的分類架構更多層,例如「Agriculture」(第一層)>「Agricultural Economy」(第二層)>「Agricultural Products Promotion」(第三層)。按前述的方法匯入後,會怎麼樣呢?

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很抱歉,EndNote 目前僅能處理兩層資料夾的架構,第三層「Agricultural Products Promotion」中的 PDF 可以匯入,但僅能被歸類到第二層「Agricultural Economy」這個 Group 中,和「Agricultural Economy」中的 PDF 混在一起,無法獨立顯示出「Agricultural Products Promotion」這個 Group。

若您原本的資料夾結構超過兩層,但希望原有的資料夾名稱、PDF 分類都能轉換到 EndNote,建議您,把第三層以下的資料夾全部先手動提升到第二層。以此例來說,必須把「Agricultural Products Promotion」往上拉到第二層,匯入後才能直接將此資料夾建立為 Group、並保留裡面的文獻:

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(您可能會覺得更大的不方便應該是 EndNote 只能容許 Group Set 和 Group 兩個層次,無法達到更多主題層次的需求。希望未來能夠改善!)

【延伸閱讀】


 

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