EndNote X6搶鮮快報(1)─EndNote Sync同步功能

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您有這種困擾嗎？經常在不同的地方使用 EndNote 存取文獻，但猛然想找一筆文獻時卻遍尋不著，或刪檔案時突然擔心是否已備份。X6 版起新增的「Sync」同步功能，藉由 EndNote Online 作雲端的橋樑，可將多處不同電腦中的 EndNote Desktop 內容維持同步。此外，自 X7.2 版起，「Sync」可進一步支援多人共同分享文獻。

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【首次開通 Sync 功能的步驟】

點選 EndNote 工具列中的 Sync 功能：

20版介面：

X8 – X9版介面：
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X6 – X7版介面：
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若您原本已有 EndNote Online 帳號，請直接於跳出的視窗中輸入帳密→「OK」：

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填寫個人資料，並點選「I Agree」：

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即完成開通，點選「Sync」將進行同步功能：

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若您未曾註冊過 EndNote Online 帳號，請在出現帳密認證的階段，改點選「Sign Up」：

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輸入您的 email 帳號，此為您日後的 EndNote Online 帳號，不需要是臺大的 email：

輸入資料、設定密碼，並點選「I Agree」，即完成開通，點選「Sync」將進行同步功能：

首次進行同步，是將您目前開啟的 Library 內容與 EndNote Online 帳號中的內容進行聯集。因此提醒您，若任一處有不需要的書目與全文，請先清除。

 

首次 Sync 會出現以下訊息，詢問您是否將目前開啟的 Library 內容另存為 Compressed Library 作備份。無論是否執行，均可繼續進行「Sync」：

(若建立 Compressed Library 的過程中出現空間不足訊息如下，解決方法請參考此文章）

 

若可順利完成同步，即已成功啟用此功能。
日後若修改此 Library，點選「Sync」功能，即可將目前的狀態同步至雲端。
(20 版請點選左側「Sync Status」後→「Sync Now」)

若您同步到別臺電腦的  Library 中，請在該電腦建立一個空白的 Library 後，點選「Sync」功能。首次會詢問您的 EndNote Online 帳密，請輸入您註冊的帳密：

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當您要同步的非原先的 Library，或有更換同步帳號，會出現如下的提醒視窗，點選確定，即可繼續完成同步：

自 X8 版起，若您開啟的並非使用 Sync 同步功能的 Library，左上角將出現 Configure Sync 訊息，點選後將出現前述的警告視窗，提醒您會將兩個 Ｌibrary 聯集合併：

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【使用 Sync 功能前您不可不知道的事！！】

Sync 功能雖然方便，但也提高了您在無意間刪除或覆蓋掉原本資料的風險。在此為您歸納Sync 功能的一些重要資訊，在使用前請務必確認您都已了解：

一、同步功能的增刪文獻基本原則

    • 在 Desktop 上新增文獻→進行「Sync」→ Web 上會加入這筆文獻。
    • 在 Web 上新增文獻→回到 Desktop 進行「Sync」→ Desktop 上會加入這筆文獻。
    • 在 Desktop 上新增一筆 A，再於 Web 上新增一筆 B → 進行「Sync」→兩邊都會同時有 A 和 B。
    • 首次同步，會將現有的 Library 內容，與 EndNote Web 的內容以「聯集」方式結合。( 假設 Desktop 上有 3 筆文獻， Web 上有 2 筆文獻，同步後，兩邊都會共同有這 5 筆文獻 )
    • 特別注意，刪除也會同步！若您在 Web 上刪除一筆 C → 進行「Sync」→ Desktop 上的 C 也會被刪除！

二、附加檔案與容量

    • 書目與附加檔案會一起進行同步。
    • 網路空間的容量依版本有所差異，請參考 EndNote Online 說明。

三、自動同步功能

    • 至「Edit」→「Preferences」→「Sync」，若勾選「Sync Automatically」，系統會自動定時同步。若未勾選，則僅有您手動點選「Sync」功能時，才會進行同步。
    • 自動同步僅會出現於一個 Library 與一個 EndNote Online 帳號之間。若您希望「同步」到另一個 Library 中，請以手動同步，在同步前，會先出現前面提過的警告訊息，提醒您目前要整合不同的 Library，點「確定」後執行。

四、Groups 可以同步嗎？

    • 一般 Groups 可以同步，包含 Groups 本身、以及歸類到該 Group 的文獻，都能成功同步到 EndNote Online 及其他 Desktop Library 中。
    • 自X8版起，Smart Groups (智慧群組)、Group from Groups (組合群組)、以及 Group Set (母群) 亦能同步。
    • Desktop Library 中的 Group Set (母群)，不會出現在 EndNote Online 中，EndNote Online 中的 Groups 無階層呈現，僅有單一層次。
    • 若您有註冊 Researcher ID，則您的「My Publications」和「Publication 1、2」群組，也會同步到您的 Desktop 中，歸在「Unfiled Groups」下。
    • EndNote Online 中的共享群組（Shared groups），在 X7 版以後的版本進行同步後，於本機端會出現 Share groups 的圖示如下：

五、Windows / Mac / iPad 版 EndNote 可同步性

    • Windows 與 Mac 版可以互相同步。
    • iPad 版 與 Windows / Mac 之間，自 X7 版起支援同步。
      (iPad 版目前僅提供個人訂戶方案，若有需要請自行購買)

六、其他注意事項

    • 欲使用 Sync 同步功能，若您原先安裝 X6 版，Windows 版請先升級至 X6.0.1 版；Mac 請升級至 X6.0.2，或直接安裝最新的版本。
    • MAC 版若遇同步問題，請調整作業系統語系，詳見這篇文章。
    • 自X6版起，Desktop 與 EndNote Online 間互通資料的管道就是 Sync 功能。在X5版之前的「Transfer References from web to desktop」與「Transfer References from desktop to web」已無提供，可詳見此文章的【EndNote Web 可與 EndNote 互傳附加檔案】段落。
    • 請不要在公用電腦、會還原的電腦留下 Library 與同步的 EndNote Online 帳密，如：圖書館或計資中心的電腦，以免造成個人 Desktop 資料被同步清除的悲劇。
    • 若您在 Desktop中已有一篇 A 文獻，而您在查資料的過程中，又將 A 文獻匯入了EndNote Online一次，此時進行 Sync 後，Desktop 會有兩篇 A 文獻，不會自動去除重複。此時可善用EndNote既有的 Find Duplicates 功能，以進行去除重複。

 

【Share Library ─ 文獻共享功能】

自 X7.2 版起，EndNote 提供「Share Library」文獻共享功能，詳見這篇文章。

 

By Yuming Chang (更新日期：2023/05/26)

【延伸閱讀】

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