EndNote X6搶鮮快報(1)─EndNote Sync同步功能

※ 欲使用 Sync 同步功能,若您原先安裝 X6 版,Windows 版請先升級至 X6.0.1 版;Mac 請升級至 X6.0.2 ,或請直接下載安裝更新的 X7 X8 、X9 版。另外 MAC 版若遇同步問題,請調整作業系統語系,詳見這篇文章

您有這種困擾嗎?經常在不同的地方使用 EndNote 存取文獻,但猛然想找一筆文獻時卻遍尋不著,或刪檔案時突然擔心是否已備份。X6 版起新增的「Sync」同步功能,藉由 EndNote Web 作雲端的橋樑,可將多處不同電腦中的 EndNote Desktop 內容維持同步。此外,自 X7.2 版起,「Sync」可進一步支援多人共同分享文獻喔!

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【首次開通 Sync 功能的步驟】

點選 EndNote 工具列中的 Sync 圖示:

X8 介面:

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X6 – X7 介面:

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若您原本已有 EndNote Web 帳號,請直接於跳出的視窗中輸入帳密→「OK」:

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填寫個人資料,並點選「I Agree」:

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即完成開通,點選「Sync」將進行同步功能:

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若您未曾註冊過 EndNote Web 帳號,請在出現帳密認證的階段,改點選「Sign Up」:

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輸入您的 email 帳號,此為您日後的 EndNote Web 帳號,不需要是臺大的 email:

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輸入資料、設定密碼,並點選「I Agree」:

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即完成開通,點選「Sync」將進行同步功能。

以上即完成「Sync」功能的開通。首次進行同步,是將您目前開啟的 Library 內容與 EndNote Web 帳號中的內容加總。因此提醒您,若任一處有不需要的書目與全文,請先清除。

首次 Sync 會出現以下訊息,詢問您是否將目前開啟的 Library 內容另存為 Compressed Library 作備份。無論是否執行,均可繼續進行「Sync」:

(若建立 Compressed Library 的過程中出現空間不足訊息如下,請參考「EndNote Compressed Library 功能出現空間不足錯誤訊息」)

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若可順利完成同步,恭喜您,您已經成功啟用此功能!
若您想將這些文獻同步到別臺電腦的  Library 中,請在該電腦建立一個空白的 Library 後,點選該臺電腦上的「Sync」按鈕。首次會詢問您的 EndNote Web 帳密,請輸入您註冊的帳密:

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當您要同步的非原先的 Library,會出現提醒視窗,點選確定,即可完成不同 Desktop 上的 Library 間的同步:

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自 X8 起,若您開啟的並非使用 Sync 同步功能的 Library,左上角將出現 Configure Sync 訊息,點選後將出現前述的警告視窗,提醒您會將兩個 library 聯集合併:

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【使用 Sync 功能前您不可不知道的事!!】

Sync 功能雖然方便,但也提高了您在無意間刪除或覆蓋掉原本資料的風險。在此為您歸納Sync 功能的一些重要資訊,在使用前請務必確認您都已了解:

  • 【同步功能的增刪文獻基本原則】
    • 在 Desktop 上新增文獻→進行「Sync」→ Web 上會加入這筆文獻。
    • 在 Web 上新增文獻→回到 Desktop 進行「Sync」→ Desktop 上會加入這筆文獻。
    • 在 Desktop 上新增一筆 A,再於 Web 上新增一筆 B → 進行「Sync」→兩邊都會同時有 A 和 B。
    • 首次同步,會將現有的 Library 內容,與 EndNote Web 的內容以「聯集」方式結合。( 假設 Desktop 上有 3 筆文獻, Web 上有 2 筆文獻,同步後,兩邊都會共同有這 5 筆文獻 )
    • Light bulb特別注意,刪除也會同步!若您在 Web 上刪除一筆 C → 進行「Sync」→ Desktop 上的 C 也會被刪除!
  • 【附加檔案與容量】
    • 書目與附加檔案會一起進行同步。
    • 網路空間的容量依版本有所差異,請參考 EndNote Web 說明。
  • 【同步的時機?可以不要同步嗎?】
    • 至「Edit」→「Preferences」→「Sync」,若勾選「Sync Automatically」,系統會自動定時同步。若未勾選,則僅有您手動點選工具列上的「Sync」按鈕時,才會進行同步。
    • 自動同步僅會出現於一個 Library 與一個 EndNote Web 帳號之間。若您希望「同步」到另一個 Library 中,請以手動同步,在同步前,會先出現前面提過的警告訊息,提醒您目前要整合不同的 Library,點「確定」後執行。
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  • Groups 可以同步嗎?】
    • 一般 Groups 可以同步,包含 Groups 本身、以及歸類到該 Group 的文獻,都能成功同步到 EndNote Web 及其他 Desktop Library 中。
    • 自 X8 起,Smart Groups (智慧群組)、Group from Groups (組合群組)、以及 Group Set (母群) 亦能同步。
    • 執行 Sync 後,若 Desktop Library 接收到來自 EndNote Web 上的新 Groups,且未能判斷其所屬的 Group Set (母群),則會統一歸類到名為「Unfiled Groups」的 Group Set 下。您可再手動創建適合的 Group Set、並將「Unfiled Groups」下的群組拖曳歸類。
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    • 若您有註冊 Researcher ID,則您的「My Publications」和「Publication 1、2」群組,也會同步到您的 Desktop 中,歸在「Unfiled Groups」下。
    • EndNote Web 中的共享群組(Shared groups),在  X7 版以後的版本進行同步後,於本機端會出現 Share groups 的圖示如下:
  • 【Windows / Mac / iPad 版 EndNote 可同步性】
    • Windows 與 Mac 版可互相同步。
    • iPad 版 與 Windows / Mac 之間,自 X7 版起支援同步。
    • ( ipad 版目前僅提供個人訂戶方案,若有需要請自行購,不便之處請見諒)
  • 【其他注意事項】
    • 由 EndNote 8 以後版本創建的 Library,才可進行同步功能。
    • 自 X6 起,Desktop 與 EndNote Web 間互通資料的管道就是 Sync 功能。在 X5 之前的「Transfer References from web to desktop」與「Transfer References from desktop to web」(請參考這篇文章的【EndNote Web 可與 EndNote 互傳附加檔案】段落),已無提供。
    • 請不要在公用電腦、會還原的電腦留下 Library 與同步的 EndNote Web 帳密,如:圖書館或計中的電腦,以免造成個人 Desktop 資料被同步清除的悲劇。
    • 若您在 Desktop中 已有一篇 A 文獻,而您在查資料的過程中,又將 A 文獻匯入了EndNote Web 一次,此時進行 Sync 後,Desktop 會有兩篇 A 文獻,不會自動去除重複。此時可善用EndNote既有的 Find Duplicates 功能,以進行去除重複。

【Share Library ─ 文獻共享功能】

自 X7.2 版起,EndNote 提供「Share Library」文獻共享功能,詳見這篇文章

By 張育銘

【延伸閱讀】

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